Warum sollten Sie Kanban-Boards in der Bildung verwenden?
Jede Organisation – ganz egal, ob Unternehmen oder Bildungseinrichtung – sollte so effizient wie möglich arbeiten, weil so eine höhere Produktivität und auch bessere Ergebnisse erreicht werden. Es ist kein Zufall, dass die Kanban-Methode aus der supereffizienten japanischen Automobilbranche stammt. Task Management wird aus einem einfachen Grund immer beliebter, und zwar in allen Branchen – weil es funktioniert.
Lesen Sie in diesem White Paper, wie agile Lernprinzipien in Bildungseinrichtungen durch Online-Mindmapping und Task-Management-Tools angewendet werden können.
Die gute Nachricht ist, dass die Methode auch für Bildung hervorragend funktioniert. Warum? Weil Kanban ein unkomplizierter Weg ist, wissenschaftliches Arbeiten visuell darzustellen und effizient zu verwalten – das Ergebnis kann eine erstaunliche Verbesserung des Lernprozesses sein. Sehen wir uns genauer an, wie Sie als Lehrende oder Lernende das Beste aus Ihren Bildungs-Workflows herausholen können.
Board #1: Schreibprozess
Schreibaufgaben begleiten uns durch die letzten Schuljahre und das Studium. MeisterTasks Projekt-Boards im Kanban-Stil eignen sich bestens, um den Schreibprozess visuell darzustellen und jede Phase in kleine Einzelschritte aufzuteilen. So wird der Prozess überschaubar und schaffbar – vom Brainstorming bis zur Einreichung der Arbeit.
Während dem Schreibprozess helfen anpassbare Integrationen mit anderen Tools – zum Beispiel Kalender-Apps, E-Mail-Tools und Team-Chat-Software –, das Benutzererlebnis zu optimieren. So ist zum Beispiel die Integration mit einem Cloud-Speichersystem wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive äußerst sinnvoll, wenn verschiedene Dokumente, Bilder oder Videodateien direkt als Anhänge hochgeladen werden sollen.
Erfahren Sie, wie Integrationen in MeisterTask Ihre tägliche Arbeit einfacher machen.
Für wen eignet sich dieses Board?
Dieses Kanban-Board ist äußerst praktisch für Lehrkräfte, um es gemeinsam mit der ganzen Klasse zu verwenden. Als Administrator in MeisterTask können Sie Schüler zu einem Board einladen und ihnen Aufgaben zuweisen – in diesem Fall eine Schreibaufgabe. Administratoren haben volle Kontrolle über das Projekt, also über alle Aufgaben, Automationen und Anpassungen. Schüler verschieben ihre Aufgaben Schritt für Schritt durch die Spalten des Boards und können außerdem Dokumente an den Task anhängen, um alle Ergebnisse an einem zentralen Ort zu bündeln. So behalten Lehrkräfte ganz einfach den Überblick über den Arbeitsfortschritt der einzelnen Schüler und sehen auf einen Blick, in welcher Phase sich die Aufgabe gerade befindet.
Trotz vieler Projektmitglieder müssen Sie sich keine Gedanken über Privatsphäre und vertrauliche Daten machen. Mit der neuen Gast-Rolle in MeisterTask können Sie jetzt auch Personen punktuell zur Mitarbeit einladen. Das heißt: Eine Schülerin, der die Gastrolle zugewiesen wird, bekommt eine Benachrichtigung, wenn ihr der Administrator eine Aufgabe zuweist oder sie in einer Aufgabe erwähnt. Gäste können nur auf Tasks zugreifen, die ihnen zugewiesen wurden oder in denen sie erwähnt wurden. Alle anderen Tasks und Projektdetails bleiben für Gäste verborgen – so werden sensible Daten zusätzlich geschützt.
Kanban-Boards sind ein sehr dynamischer Weg, um den Schreibprozess pädagogisch wertvoll zu vermitteln. Dieser kollaborative Ansatz ist nicht nur effizienter, sondern motiviert auch, weil die Schüler den eigenen Fortschritt erkennen, wenn sie die Aufgaben am Kanban-Board verschieben. So unterstützen Sie Lernende dabei, Schritt für Schritt zum Ziel zu kommen – und sich am Schluss gemeinsam über das Ergebnis zu freuen!
Der Aufbau
Jede Spalte am Kanban-Board (Brainstorming, Vorbereitung etc.) bildet einen Schritt im Schreibprozess ab. Das Board ist individuell anpassbar mit unbegrenzten Spalten, was bedeutet, dass Sie diese Vorlage ganz leicht an Ihren individuellen Workflow anpassen können. Wie in jedem typischen Kanban-Board werden Aufgaben nach Erledigung in die nächste Spalte verschoben. Wenn Sie mit dieser Kanban-Struktur arbeiten, sehen Sie sofort, wenn eine Aufgabe lange in einer Spalte liegt – dies könnte bedeuten, dass ein Schüler Probleme mit der Aufgabe hat. So können Sie Lernende leichter unterstützen, ohne darauf zu warten, bis jemand mit einem Problem zu Ihnen kommt.
Sie wollen wissen, wie Sie MeisterTask in Ihrem Online-Klassenzimmer verwenden können? Dann lesen Sie diesen Blogbeitrag!
Jeder Task auf dem Board ist einem Schüler zugeordnet und steht für eine Schreibaufgabe, für die alle Informationen an einem Ort gesammelt sind. Alle weiteren Unterlagen zur Aufgabe können ebenfalls im Task gespeichert werden – natürlich unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards. So ist es praktisch unmöglich, dass Dokumente oder andere Unterlagen verloren gehen!
Fälligkeitsdaten können festgelegt werden, um der Schreibaufgabe einen klaren Zeithorizont zu geben, außerdem helfen Checklisten dabei, die Schüler daran zu erinnern, welche Einzelschritte erledigt werden müssen, bevor sie in die nächste Projektphase (Spalte) wechseln können.
Tipp: Automationen für mehr Effizienz
Mit MeisterTask können Sie bestimmte Schritte in Ihrem Workflow automatisieren, um Zeit zu sparen und Fehlerquellen auszumerzen. Das sind unsere besten Tipps für Automationen in der Bildungsarbeit:
Checklisten: Wenn alle Aufgaben in einer Spalte die gleichen Einzelschritte erfordern, dann können Sie diese ganz einfach in einer Checkliste speichern und automatisieren. So wird die Checkliste automatisch zu allen neuen Aufgaben in dieser Spalte hinzugefügt.
Aufgaben zuweisen: Wenn eine Aufgabe in die Spalte “Eingereicht” verschoben wird, kann sie automatisch der Lehrkraft zugewiesen werden und damit eine Benachrichtigung auslösen. So wissen Sie sofort, wenn eine Aufgabe von einer Schülerin abgeschlossen wurde.
Automatisch abschließen: MeisterTask kann Aufgaben automatisch als “abgeschlossen” markieren, wenn sie in die Spalte “Eingereicht” verschoben werden. So haben Schüler jedes Mal ein Erfolgserlebnis, wenn sie einen Text einreichen.
Sie sehen an Florians Aufgabe, dass er nun alle Punkte auf der Checkliste für Vorbereitungen abgeschlossen hat und diese Schritt für Schritt abgehakt wurden. Sie sehen auch, dass es es in dieser Aufgabe Anhänge gibt. In diesem Fall sind das eine Map, die Florian während dem Brainstorming in MindMeister erstellt hat, und das Dokument, in dem er seine Schreibaufgabe verfasst hat. Seine Lehrer beobachten das Projekt, was bedeutet, dass sie benachrichtigt werden, wenn Florian die Aufgabe am Board verschiebt, Checklisten-Punkte abhakt oder Anhänge hinzufügt. Beobachter werden benachrichtigt, wenn sich das Projekt in irgendeiner Weise verändert. So bleiben Lehrkräfte immer über die Fortschritte ihrer Schüler informiert und können alle Fragen oder Probleme, die diese haben, unmittelbar sehen und darauf reagieren.
Unsere 5 besten Projektmanagement-Tipps, die Sie an Ihrer Schule anwenden können, um besser zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren, finden Sie in diesem Beitrag.
Board #2: Schulplan
Als Schuldirektorin, Vizedirektorin oder Administratorin ist Ihre wichtigste Aufgabe, die täglichen Abläufe so zu organisieren, dass der Schulbetrieb optimal läuft. Und so schön es auch ist zu sehen, wie Schüler wachsen und ihre Ziele erreichen, so schwierig kann der Weg dahin sein. MeisterTask versucht, diesen Weg ein bisschen einfacher zu machen. Dieses Schulplan– Kanban-Board kann Ihnen helfen, die zahlreichen Verantwortlichkeiten besser im Blick zu behalten, von der Koordination von Lehrkräften und anderen Mitarbeitern bis hin zur Planung von Budgets und Stundenplänen. Alle diese Aufgaben sind wichtig, um das bestmögliche Bildungsangebot zur Verfügung zu stellen.
Für wen eignet sich dieses Board?
Dieses Kanban-Board ist perfekt für Schul-Administratoren, aber auch für Lehrkräfte, weil es als To-do-Liste verwendet werden kann, um Projekte zu verwalten, Unterrichtsstunden zu planen und mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Der kollaborative Ansatz dieses Kanban-Boards ist besonders hilfreich, weil zum Beispiel ein Fachvorstand alle Lehrkräfte eines Fachs zum Projekt einladen und Teamprojekte übersichtlich an einem Ort koordinieren kann. Es hilft Lehrkräften, die in Teilzeit oder in Gruppen arbeiten, außerdem dabei, den Überblick zu behalten, wer in der Projektgruppe gerade an welchen Aufgaben arbeitet und wann etwas fertig sein wird.
Egal, welche Funktion Sie an einer Schule haben, dieses Kanban-Board ist dafür gemacht, Sie organisatorisch zu unterstützen, Ziele zu ersetzen und zu erreichen, vorauszuplanen und effektiv zu kommunizieren. Gerade Administratoren profitieren von MeisterTask, weil es ihnen hilft, Aufgaben zu priorisieren, die Arbeitsauslastung zu visualisieren und dabei im Auge zu behalten, woran Lehrkräfte und Teams gerade arbeiten. So werden Engpässe rechtzeitig vermieden und die Abläufe in Ihrer Schule werden organisierter und transparenter.
Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, wie eine Schule in Großbritannien MeisterTask als Projektmanagement-Tool für Events verwendet.
Der Aufbau
Dieses Kanban-Board umfasst vier Spalten, in denen Arbeitsaufträge vorbereitet, zugewiesen, gesammelt und zurückgegeben werden, und außerdem administrative Pflichten verwaltet werden. Gemäß dem Kanban-Prinzip werden Aufgaben je nach Status von links nach rechts verschoben – das Ziel ist, dass alle Aufgaben irgendwann ganz rechts in Zurückgegeben landen. Schauen wir uns die einzelnen Spalten genauer an:
Die Aufgabe beginnt in der Spalte Vorbereitung. Hier werden alle Informationen gesammelt und zur Task-Beschreibung hinzugefügt. Egal, ob es sich um eine administrative Aufgabe oder eine Unterrichtsstunde handelt – die Vorbereitung sollte der erste Schritt jeder Projektplanung sein.
In der Spalte Zugewiesen verfolgen Sie Arbeitsaufträge, die an Schüler vergeben wurden. Wird der Aufgabe ein Fälligkeitsdatum zugeteilt, sehen Lehrkräfte durch die orange Markierung, dass das Fälligkeitsdatum naht, und können damit beginnen, die Arbeiten einzusammeln.
Wurden die Arbeiten eingereicht, kommen Sie in die Spalte Eingesammelt und die Lehrkräfte wissen, dass sie mit der Korrektur und Benotung beginnen können. Mit einer Automation können Sie ein Fälligkeitsdatum für diese Spalte erstellen.
Nach der Benotung werden Arbeiten in die Spalte Zurückgegeben verschoben. Aufgaben können nun als abgeschlossen markiert werden und bei Bedarf archiviert werden. Diese Spalte kann immer wieder genutzt werden und Aufgaben mit allen relevanten Unterlagen und Checklisten verwahren. Alle Notizen durch die Lehrkräfte bleiben ebenfalls erhalten und können bei Bedarf abgerufen werden.
Wenn eine Gruppe von Lehrkräften dieses Board benutzt, können die Spalten Eingesammelt oder Zurückgegeben ausgelassen werden. Das Board kann auf drei Spalten reduziert werden, zum Beispiel Vorbereitung, In Arbeit und Erledigt.
Öffnen wir einen Task am Projekt-Board, um uns einige der nützlichsten MeisterTask-Funktionen für Bildungseinrichtungen genauer anzusehen.
Um Ihrem Projekt mehr Struktur zu geben und leichtern filtern zu können, verwenden Sie Tags. Wenn Ihr Projektboard etwas unübersichtlich wird, können Sie jene Aufgaben herausfiltern, die Sie gerade brauchen. Zum Beispiel Arbeitsaufträge oder Klassenprojekte.
Sie können auch für jede Aufgabe im Projekt benutzerdefinierte Felder definieren. Diese benutzerdefinierten Felder können für Aufgaben in jedem Projekt festgelegt werden und helfen dabei, Projekte zu kategorisieren, zu suchen, nachzuverfolgen und Informationen hinzuzufügen. Die Felder können mit Zahlen, Text oder einem Auswahlmenü befüllt werden.
In diesem Fall wurden benutzerdefinierte Felder verwendet, um zu kennzeichnen, für welche Schulstufe und Klasse die Aufgabe ist und was für jeder Klasse vorbereitet wurde. Wenn es zum Beispiel Schüler mit Lernschwierigkeiten gibt, können Materialien speziell für diese erstellt werden.
Aufgabenbeschreibungen sind nützlich, um generelle Infos zu sammeln, die für die Aufgabe relevant sind. Hier sollte alles gesammelt werden, was dabei hilft, die Aufgabe zu erledigen.
Checklisten werden verwendet, um kleinere Unterschritte einer Aufgabe abzuhaken. Diese Funktion eignet sich besonders gut für kollaboratives Arbeiten, weil damit jedes Projektmitglied auf einen Blick sieht, welche Schritte bereits abgehakt wurden und welche Schritte noch fehlen.
MeisterTask hat auch einen Kommentar-Bereich in jedem Aufgabendialog, mit dem es besonders einfach ist, aufgabenbezogene Informationen möglichst transparent und logisch auszutauschen. Damit werden E-Mail-Konversationen überflüssig – und Informationen gehen nicht verloren. Denn es geht nicht unbedingt um mehr Kommunikation, es geht um bessere Kommunikation. In MeisterTask wird die Information zentralisiert und alle Stakeholder haben darauf Zugriff. Wenn Sie sich ganz sicher sein wollen, nichts zu verpassen, können Sie eine Benachrichtigung per Mail einrichten, die Sie informiert, wenn eine Aufgabe bearbeitet wird.
Board #3: Hausaufgaben und Projekte
Es gibt immer viel zu tun, wenn man allerdings viele verschiedene Arbeitsaufträge im Auge behalten muss, kann man schnell den Überblick verlieren. Die Lösung? Projekt-Boards im Kanban-Style in MeisterTask. Diese ansprechend designten visuellen Projektboards machen es leicht, Workflows zu verwalten. Schüler sehen auf einen Blick, welche Projekte auf sie zukommen, woran gearbeitet wird und welche Aufgaben abgeschlossen wurden. So kann man sich besser auf die eigentliche Aufgabe konzentrieren. Der Lernprozess kann außerdem durch Tags, Farben und Symbole unterstützt werden.
Da Ihre Schüler über das Jahr verteilt immer wieder an den gleichen oder ähnlichen Aufgaben arbeiten, können Sie auch Vorlagen verwenden, um Zeit zu sparen. MeisterTask ermöglicht Ihnen, ganze Projekt-Boards oder einzelne Aufgaben zu duplizieren, um Vorlagen zu erstellen, die immer wieder verwendet werden können.
In diesem Video-Tutorial sehen Sie, wie einfaches Task Management für Schüler aussehen kann!
Für wen eignet sich dieses Board?
Mit diesem Kanban-Board behalten Schüler den Überblick über ihre Arbeitsaufträge. Es ist nicht nur ein praktischer Weg, um Schulaufgaben zu verwalten, es ist auch ein hervorragendes Tool, um Kindern und Jugendlichen Organisations- und Kommunikations-Skills zu vermitteln. Außerdem macht MeisterTask Spaß, weil es einfach und intuitiv ist. Endlich etwas, das man nicht lernen muss!
Der Aufbau
Dieses Board ist relativ einfach zu erstellen und besteht nur aus drei Spalten: Offen, In Bearbeitung und Erledigt. Einfach, aber sehr effektiv. Das Board wird laufend erweitert, da neue Hausaufgaben und Projekte von Lehrkräften zugewiesen werden und dafür jeweils einen neuen Task erstellen. Die Verwendung von Tags, um das Fach zu markieren, hilft dabei, dass Aufgaben einfach gefiltert werden können und man sofort sieht, was in welchem Fach zu tun ist. Lehrkräfte können in der Aufgabenbeschreibung auch Anleitungen formulieren, damit die Schüler genau wissen, was zu tun ist.
Auf diesem Board können Sie eine Reihe von Arbeitsaufträgen abbilden, von täglichen Hausaufgaben bis zu größeren Aufgaben wie Gruppenprojekten oder Essay-Vorbereitungen. Ein Quiz oder Test kann ebenso eine eigene Aufgabe am Board sein, um Schülern einen besseren Überblick über das Lernpensum zu geben. Schüler können Arbeitsaufträge in so viele einzelne Aufgaben aufteilen, wie sie wollen. Nehmen wir an, eine Lehrkraft gibt eine Schreibaufgabe auf – diese können Schüler in drei verschiedene Aufgaben aufteilen, die besser greifbar und einfacher abzuhaken sind. Dieses Projektboard ist sehr simpel und zugleich unglaublich flexibel und passt daher hervorragend ins Klassenzimmer.
Sehen wir uns einige Funktionen an, die MeisterTask zum perfekten Task-Management-Tool für Schülerinnen und Schüler macht.
Fälligkeitsdaten: Fälligkeitsdaten sind ein Muss für Schüler, die mit Deadlines arbeiten. MeisterTask kennzeichnet eine Aufgabe orange, wenn ihr Fälligkeitsdatum näher kommt – ein visueller Hinweis, um Schülern dabei zu helfen, ihre Aufgaben pünktlich abzugeben.
Filter: Mit Filtern können Schüler ihre Aufgaben ganz leicht nach verschiedenen Kriterien filtern. Mit dieser Funktionen selektieren Sie genau jene Information, die Sie gerade brauchen, und machen Ihr Board übersichtlicher. Wenn Schüler etwa den Überblick über alle Aufgaben eines Fachs haben will, können sie alle Aufgaben, die nicht aus diesem Fach stammen, ausblenden. Oder vielleicht wollen sie Aufgaben nach Fälligkeit filtern, um besser zu priorisieren und keine Deadline zu verpassen.
Wiederkehrende Aufgaben: Eine Lehrkraft möchte vielleicht regelmäßige Aufgaben geben, die jede Woche zur gleichen Zeit fällig sind. Mit MeisterTask können Sie dafür eine wiederkehrende Aufgabe erstellen, die in regelmäßigen Abständen erledigt werden muss – so verpassen Schüler nie eine Abgabe. Mit dieser Funktion sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass Aufgaben nicht übersehen werden.
Zeitleiste: Meisters Variante der berühmten Gantt-Diagramme – die Zeitleisten-Funktion in MeisterTask hilft Schülern dabei, ihre Aufgaben in einem intuitiven, kalenderbasierten Format zu visualisieren. Das Start- und Enddatum sind für die Fälligkeit irrelevant, was bedeutet, dass Schüler Lernphasen dann einplanen können, wenn sie am besten dafür Zeit haben.
Agiles Denken im Bildungsbereich
Kanban eignet sich nicht nur für Unternehmen. Die drei intuitiven Kanban-Boards, die wir Ihnen gezeigt haben, sollen einen Eindruck vermitteln, wie Sie die Kanban-Methode einsetzen können, um schulische Hochleistungen zu erzielen. Diese Methode funktioniert so gut im Bildungsbereich, weil sie Struktur in die Abläufe bringt und daher ein einfacher Weg ist, um Schüler, Lehrkräfte und Administratoren in ihrer Arbeit und Planung zu unterstützen.
Nachdem wir Sie nun von den Vorteilen von MeisterTasks Kanban-Boards überzeugt haben, um Bildungsprozesse effizienter zu machen, müssen Sie sich nur noch anmelden!
Bereit, loszulegen? Jetzt MeisterTask ausprobieren!
Wir bei Meister lieben Lernprozesse und sind überzeugt, dass MeisterTask Bildungseinrichtungen perfekt unterstützen kann. Wenn Sie Interesse daran haben, unser intuitives Task-Management-Tool in Ihrer Institution zu verwenden, dann können Sie sich hier über Rabatte für Bildungseinrichtungen informieren.
