Was ist die GTD Methode?
Getting Things Done (kurz GTD) ist wahrscheinlich die Produktivitätsmethode schlechthin. Sie wurde von David Allen entwickelt und ist durch sein gleichnamiges Buch populär geworden. Mit dieser umfassenden Technik, schlüsseln Sie die zu erledigenden Aufgaben auf und organisieren sie nach einem systematischen Ansatz um. Das lässt Sie die am und außerhalb des Arbeitsplatzes effektiver werden.
Sie haben recht, wenn Sie denken, dass es eine große Aufgabe sein muss, dies auf alles anzuwenden, was Sie tun. Aber darauf baut Getting Things Done auf. GTD möchte Ihren Verstand entlasten, ihm die zu verarbeitenden Denkaufgaben entziehen und ihm damit Raum geben für wichtigere Ideen, wie sie stattdessen denken und erledigen können.
Durch die Anwendung dieser Methode bekommen Sie Ihren Kopf frei … und entfalten Ihr volles Potenzial.
Wie funktioniert die GTD Methode?
Der Prozess des Kopf-Frei-Bekommens mit der Getting Things Done-Methode besteht aus fünf Hauptphasen:
Erfassen. Der erste Schritt besteht darin, alle offenen Baustellen festzuhalten. Nutzen Sie die Methode beruflich, brauchen Sie vermutlich ein digitales Tool, um Ihre Aufgaben und Ideen zentral zu sammeln. Stift und Papier tun es aber auch.
Abklären. Als Nächstes müssen Sie Ihre Aufgaben analysieren und entscheiden, ob sie zu Ihren Zielen beitragen. Fragen Sie sich, was das jeweilige Element für Ihr Ziel bedeutet, was Sie dafür tun müssten und ob es Ihre Zeit wert ist. Kategorisieren Sie jede Aufgabe wie folgt: Ausführen, Delegieren, Zurückstellen oder Löschen.
Organisieren. Sobald Sie Ihre Aufgaben geklärt haben, organisieren Sie sie in Kategorien und Listen. Idealerweise gruppieren Sie Aufgaben nach Typ, damit Sie ähnliche Aufgaben gemeinsam erledigen können und Sie Zeit sparen.
Kontrollieren. Sehen Sie Ihre Listen und Projekte regelmäßig durch. So behalten Ihre Prioritäten im Auge und stellen sicher, dass nichts untergeht. In Ihre GTD-Liste haben sich unwichtige Aufgaben hineingeschummelt? Ändern Sie das.
Anpacken. Arbeiten Sie an den priorisierten Aufgaben. Nutzen Sie Ihre organisierten Listen als Wegweiser für Ihre täglichen Aktivitäten und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten und umsetzbarsten Elemente.Getting Things Done: Die Vorteile
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Getting Things Done: Die Vorteile
Der obige Prozess erscheint vielleicht auf den ersten Blick komplex. Er ist jedoch der Schlüssel dafür, damit Sie bessere Entscheidungen über Ihren Tag treffen. Und das macht Sie bei allem, was Sie tun, effektiver.
Ob für Einzelpersonen oder für ganze Organisationen – Getting Things Done ist am besten Weg zur bewährten Produktivitätstechnik am Arbeitsplatz zu werden. Das sind die Gründe:
Es erhöht die Produktivität. Mit der GTD Methode können Sie leichter Aufgaben priorisieren und sich auf die Arbeit konzentrieren, die wirklich wichtig ist. Ohne Ablenkungen und sinnlose Arbeiten bleibt mehr Zeit für Produktivität und Effizienz.
Es reduziert Stress. Sind Ihre Prioritäten eindeutig – dann ist auch Ihr Weg zum Erfolg eindeutig. Mit einem klaren Aktionsplan minimieren Sie den Stress, den lange To-do-Listen verursachen.
Es verbessert die Entscheidungsfindung. Die GTD Methode hilft Ihnen, bessere Entscheidungen über Ihre Zeit- und Ressourcenallokation zu treffen. Sie können leicht erkennen, was erledigt werden muss und was delegiert oder verschoben werden kann.
Es fördert die Kreativität. Mit klarem Kopf und organisierten Aufgaben haben Sie mehr mentalen Freiraum, um kreativ zu denken und innovative Lösungen zu finden – Sie müssen sich nicht mehr mit dem Erinnern an Aufgaben beschäftigt halten.
Getting Things Done: Die Tücken
Wo Licht ist, ist auch Schatten. So gibt es eine ganze Reihe von Berichten erfolgloser Getting Things Done-Anwender:innen. Deren häufigste Beschwerden lauten:
Es ist zu zeitaufwändig. Ironischerweise stellt sich bei dem System, das effektive Zeitnutzung verspricht, die Frage nach dem Verhältnis zwischen Ressourceneinsatz und -ertrag. Für Manche ist der anfängliche Zeitaufwand für die Einrichtung des Systems zu groß für die erzielten Vorteile während der Nutzung.
Es ist schwer zu pflegen. Die ständigen Erfassungs-, Verarbeitungs- und Überprüfungszyklen können herausfordernd sein. Damit das System effektiv für Sie funktioniert, braucht es Disziplin und Konstanz.
Es fehlt der Zeitbezug. Die GTD Methode hilft Ihnen nicht bei der zeitlichen Aufgabenplanung, daher müssen Sie (u. U. willkürliche) Kriterien anwenden, um zu entscheiden, was wann erledigt werden soll.
Es macht Aufgabenlisten noch überwältigender. Die GTD Methode kann besonders für Produktivitätssystem-Neulinge sehr komplex sein. Die extensiven Listen, Kategorien und Prozesse wirken auf einige nur anfänglich, auf andere generell einschüchternd.
Ist Getting Things Done die richtige Methode für mich?
Als personengebundene Produktivitätstechnik fällt die Bilanz zur GTD Methode naturgemäß unterschiedlich aus. Manche Leute lieben GTD, andere kommen überhaupt nicht damit zurecht. Obwohl Getting Things Done – im Gegensatz zu vielen Produktivitätstechniken – hinreichend erprobt ist, gibt es viele Variablen, die verhindern können, dass sie den gewünschten Effekt hat.
Daher ist es am besten, die Methode im Hinblick auf Ihren Job zu betrachten, bevor Sie sich dafür entscheiden. Im Folgenden haben wir einige wesentliche Faktoren beleuchtet.
Warum die GTD Methode für Sie funktionieren kann
Finden Sie sich hier wieder, können Sie der/die Richtige für die GTD Methode sein:
Ihr Handeln ist proaktiv. Wenn Ihr Job verlangt, dass Sie Ihre Zeit von sich aus optimal nutzen, ist Getting Things Done eine gute Möglichkeit, herauszufinden, wobei Sie am produktivsten sind.
“Wichtige“ und „unwichtige“ Aufgaben unterscheiden sich eindeutig. Besteht Ihre Arbeit aus klar definierten Prioritäten, können Sie diese mit der GTD Methode hervorheben. Ohne Priorisierung riskieren Sie, dass Aufgaben untergehen.
Ihre Arbeit bedarf Kreativität … und Strukturen, die diese Kreativität fördern. Das Skizzieren Ihres Aktionsplans mit Getting Things Done schafft Ihnen eine klare Linie zwischen dem administrativen und kreativen Part Ihrer Rolle.
Getting Things Done in der Praxis: Management der Vertriebspipeline
Die GTD Methode ist für Sie geeignet, wenn es Ihre Aufgabe ist, Einnahmen zu generieren – die vielversprechendsten Leads ausfindig zu machen und mit passendenden Maßnahmen zu Abschlüssen zu kommen.
Mit dieser Produktivitätstechnik können Sie die Aktivitäten ermitteln, die Ihrem Unternehmen den größten Nutzen bringen – sei es der Aufbau einer Pipeline oder der Abschluss von Aufträgen. Gleichzeitig können Sie Zeit und Energie freisetzen, um potenziellen Kund:innen Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit zu schenken.
Warum die GTD Methode vielleicht nichts für Sie ist …
Passt GTD zu Ihrem Arbeitsalltag?
Obwohl es ein Vorteil sein kann, die GTD Methode zur Organisation der privaten To-dos anzuwenden, ist sie nicht automatisch die ideale Lösung für Ihr Arbeitsleben, besonders dann nicht, wenn:
… Sie reaktiv arbeiten. Wenn Ihnen die im Laufe des Tages auf Sie zukommenden Aufgaben unbekannt sind, ist es schwierig, einen hypothetischen Plan zu erstellen.
… Ihre Arbeit zeitlich strukturiert ist. Wenn Sie während Ihres Arbeitstags Termine haben – etwa Meetings, Bewerbungsgespräche etc. – können diese Ereignisse Ihre Getting Things Done-Abläufe stören.
… Sie ein flexibles System suchen. Auch wenn nicht jeder Schritt der GTD Methode streng nach Schema F erfolgen muss, erfordert sie dennoch ein gewisses Maß an Geduld und Verbindlichkeit von Ihnen, damit Ergebnisse sichtbar werden.
Alternativen zu Getting Things Done
Wenn GTD aus bestimmten Gründen nicht für Sie funktioniert, gibt es viele andere Produktivitätstechniken, die Sie ausprobieren können. Stöbern Sie dazu gerne in unserem Blog:
Funktioniert Getting Things Done wirklich?
Andrew Lapidus, Community Lead bei Meister
Wenn Sie mit Getting Things Done starten, ist es entscheidend, dass Sie Ihre Ideen – auch wenn Sie noch so trivial oder unausgereift erscheinen – an einem zentralen Ort sammeln.Andrew Erickson-Lapidus
Um die GTD Methode auf den Prüfstand zu stellen, haben wir Andrew Erickson-Lapidus – Community Lead bei Meister – nach seiner fachkundigen Meinung gefragt. Er hat in den letzten vier Jahren verschiedene Formen von GTD verwendet und steht häufig mit Meister-Anwender:innen in Kontakt, die unterschiedlichste Produktivitätstechniken anwenden;
“Was Getting Things Done für mich zu so einer leistungsstarken Methode macht, ist die Aufteilung größerer Aufgaben in „Aktionspunkte“ statt in „To-do-Listen“.
Was genau bedeutet das?
“Die meisten To-do-Listen enthalten Elemente wie „Bericht“, „Termin“, „Präsentation“ … aber das sind keine Aktionspunkte, wie sie in Getting Things Done vorkommen. Die GTD Methode hilft dabei, vage Ideen in ergebnisorientierte Aufgaben umzuwandeln. Das hilft, um in meiner Arbeitszeit mehr zu erledigen. Ich muss weniger oft entscheiden, wie ich etwas am besten mache – und mache es einfach.”
Andrew rät unerfahrenen GTD-Interessent:innen, die die Technik ausprobieren wollen, Folgendes:
“Wenn Sie GTD einführen, ist es entscheidend, dass Sie Ihre all Ihre Ideen an einem einzigen Ort sammeln. Egal wie trivial oder unausgereift eine Idee erscheint, notieren Sie alle zentral (ich mache das in MeisterTask). So können sie sie später viel einfacher verarbeiten, zurückgestellen oder wieder verwerfen.
Die Methode kann komplex sein – Sie können hinsichtlich der Tiefe wirklich „all-in“ gehen, indem Sie etwa „echte“ Klassifizierungen von Projektordnern vornehmen. Selbst wenn Sie sich nicht allzu intensiv mit der GTD-Methode befassen, kann es kompliziert werden. Berücksichtigen Sie aber die zentrale Sammlung und das Festhalten tatsächlicher Aktionspunkte, ist das System einfacher zu implementieren.”
Wie wende ich die GTD Methode bei der Arbeit an?
Was Sie brauchen, ist ein Prozess, Geduld – und das richtige Tool
Sie haben sich die Vor- und Nachteile durchgelesen und beschlossen, die GTD Methode auszuprobieren? Trotz der Komplexität der Methode ist der Einstieg überraschend einfach. Alles, was Sie brauchen, ist ein Prozess, ein wenig Geduld – und die richtigen Tools.
Tools zum Erstellen Ihrer GTD-Liste
Machen Sie sich zunächst bewusst, dass die GTD Methode keine To-do-Listen umfasst, weshalb Sie derlei Apps getrost vergessen können. Unser Vorschlag: nutzen Sie stattdessen Mindmaps. Wenn Sie diese dann noch mit Online-Mindmapping-Tools wie MindMeister erstellen, können Sie damit leicht große Mengen an Informationen erfassen und organisieren – perfekt für GTD.
Es kommt noch besser … MindMeister bietet Ihnen eine spezielle GTD-Vorlage, mit der Sie sofort starten können:
Öffnen Sie die Vorlage Getting Things Done in MindMeister.
Wir empfehlen Ihnen, die ersten Planungsschritte der GTD-Methode in MindMeister zu gehen. Es hilft Ihnen, an den Punkt kommen, an dem Sie bereit sind, mit der eigentlichen Arbeit zu beginnen.
Getting Things Done: Nehmen Sie Ihr Task Management in Angriff
Unabhängig davon, ob Sie die Liste der Aufgaben, die Sie in Angriff nehmen möchten, in einer Mindmap oder anderweitig anlegen, Ihr Erfolg bei der Umsetzung der GTD Methode hängt davon ab, wie gut Sie sich in Schritt 5 schlagen – also bei der eigentlichen Abarbeitung der Aufgaben.
Wenn Sie bereits ein Task-Management-System verwenden, ist dies Ihr logischer Ausgangspunkt – es ist der Ort, an dem Sie Ihre Aufgaben und Projekte auf einer einzigen, zugänglichen Plattform organisieren können. Aber wie fügen Sie Ihre gesamte GTD-Liste ein?
Glücklicherweise ist es mit der MindMeister-MeisterTask-Integration einfach, Ihre GTD-Mindmap in konkrete Aufgaben umzuwandeln, die Sie erledigen möchten. Sie können sich das GTD-Element einfach in einem beliebigen Projekt selbst zuweisen, sowie von Ihrer Mindmap aus den Überblick behalten.
Mit MeisterTask erweitern Sie zudem die praktische Anwendung des GTD-Prinzips. Sie können nicht nur den Fortschritt der Aufgaben auf Ihrer GTD-Liste verfolgen, sondern auch andere Stakeholder:innen mit Kommentaren, Erwähnungen und mehr einbeziehen.
Finden Sie mehr über die MindMeister-MeisterTask-Integration heraus und wie Sie Ihre Ideen in die Tat umsetzen können.
Sollte ich Getting Things Done ausprobieren?
Es ist an der Zeit, die Methode auf die Probe zu stellen.
Die GTD Methode ist ein radikaler Produktivitätsansatz, der mit einschneidenden Ergebnissen – oder Scheitern – einhergeht. Mit den richtigen Tools zur Implementierung der Technik und einem soliden Wissen über die Vorteile und potenziellen Tücken von Getting Things Done müssen Sie jetzt jedoch nur noch Ihre GTD-Vorlage öffnen und die Methode ausprobieren.
