Holen Sie sich gerne auch unsere anderen Tipps rund um eine effiziente Projektplanung – etwa wie man einen Projektzeitplan erstellt oder eine Ressourenplanung einfach durchführt.
Was ist die PERT-Methode?
Haben Sie gewusst, dass der althochdeutsche, männliche Vorname Bert “der Strahlende, der Berühmte” bedeutet? … Wir auch nicht. Aber wir wollen Ihnen Bert vorstellen. Bert ist Projektmanager der Alleswirdgut GmbH – und ist für seine erfolgreichen Projekte innerhalb der Organisation berühmt, weil er sie so perfekt umsetzt. “Bert, wie machst du das nur immer?” wird er oft gefragt. Und Bert antwortet: “Mit PERT-Diagrammen – wie mein Name, nur mit P, wie … produktiv!” Und weil er dann immer fragende Blicke als Antwort erhält, wollte er seine Erfolgs-Methode einmal kurz und bündig zu Papier bringen.
Die PERT-Methode ist eine visuelle Projektplanungs-Methode. PERT steht dabei für Program Evaluation Review Technique (Programmbeurteilungs- und -prüfungstechnik). Sie ist auch unter der „Ereignis-Knoten-Darstellung“, “Ereignis-Knoten-Netzplan” oder “Drei-Daten-Schätzung” bekannt.
Mit PERT planen Sie, wann Aufgaben im Projektverlauf durchschnittlich abgeschlossen werden. Damit können Sie die erwartete Dauer und die Kosten vom Projekt besser abschätzen.
PERT wurde 1958 in der US Navy entwickelt, um die Planung des komplexen Raketen-U-Boot-Projekt Polaris zu vereinfachen. Dabei wurden die Forschung sowie die Produktion neuer Komponenten des U-Bootes an verschiedene Auftragsfirmen verteilt. Eine exakte Berechnung von Zeit und Aufwand der einzelnen Schritte war nicht realisierbar, weswegen die Firmen aufgerufen wurden, eine Schätzung zur möglichen Dauer abzugeben.
Die PERT-Methode verhalf dem Projekt Polaris möglicherweise zu einer Verkürzung um zwei Jahre an Entwicklungszeit.
Zur selben Zeit entwickelte die Privatwirtschaft die Projektmanagement-Methode des kritischen Pfads. Die Methode des kritischen Pfads ist abgekürzt unter CPM-Methode bekannt (Critical Path Method). Diese Methode ist ähnlich zu PERT. Beide Methoden stellen etwa die Zeitleiste des Projekts visuell dar. Der Unterschied ist lediglich, dass der kritische Pfad mit der längst geschätzten Aufgabendauer von Projektaufgaben arbeitet – PERT hingegen klassisch 3 unterschiedlichen Aufgaben-Schätzungsdauern:
Die kürzeste Dauer (optimistischer Wert): Sie planen die Aufgaben ohne Risiken und mit dem kürzesten Zeitbedarf oder die niedrigsten Kosten ein.
Die längste Dauer (pessimistischer Wert): Sie berücksichtigen bei Aufgaben das höchste Risiko und den längsten Zeitbedarf oder die höchsten Kosten.
Die wahrscheinlichste Dauer (Erwartungswert): Sie kalkulieren minimale Risiken und Veränderungen bei den Projektaufgaben ein.
PERT ist also ein differenzierterer Ansatz als die Standardmethode des kritischen Pfades.
Die PERT-Methode ist ‚old but gold‘. Sie wurde zwar in den 50er-Jahren entwickelt – wird aber noch heute von Projektmanager:innen weltweit – nicht nur von mir – gerne zum Vereinfachen von Projekten eingesetzt. — Bert, der PERT-Diagramm-Experte
Die PERT-Methode kam auch bei der Organisation der Olympischen Winterspiele 1968 in Grenoble zum Einsatz. Zwar wurden seither zahlreiche ähnliche Managementkonzepte erdacht und ausgebaut, aber PERT bleibt die erste Technik ihrer Art.
Was ist ein PERT-Diagramm?
Ein PERT-Diagramm zeigt Ihnen die geplanten Aufgaben eines Projekts und deren Abhängigkeiten visuell. — Bert, der PERT-Diagramm-Experte
Das hilft Ihnen etwa, wenn Sie eine anfängliche Zeitleiste und einen voraussichtlichen Zeitplan erstellen – und mit Projektbeteiligten vor dem eigentlichen Projektbeginn teilen wollen.
Öffnen Sie das PERT-Diagramm aus dem öffentlichen Maps-Universum in MindMeister. Klicken Sie gerne einfach auf diese PERT-Diagramm-Vorlage, um sie für Ihr Projekt zu bearbeiten und diese dann in Ihrem MeiterTask-Projekt zu verlinken.
Wie verbessern PERT-Diagramme Ihre Projekte?
Als Projektmanager:in hilft Ihnen ein PERT-Diagramm, ein Projekt zu strukturiert visuell zu planen und zügig fertigzustellen. Mit einem solchen Diagramm können Sie den Zeitplan, die notwendigen Ressourcen und den kritischen Pfad Ihres Projekts gut evaluieren:
Es verbessert Ihr Zeitmanagement im Projektmanagement. Ein PERT-Diagramm beleuchtet sowohl die individuelle Aufgabendauer als auch die gesamte Projektdauer. Es ist daher eine großartige Methode, wenn Sie in der Projektplanungsphase den zu erwartenden Zeitplan gut planen wollen.
Es verbessert Ihr Ressourcenmanagement im Projektmanagement. Mit einem PERT-Diagramm können Sie ganz leicht anzeigen, welche Aufgaben Ressourcen benötigen und welche nicht. Das spart Ihnen und allen Projektbeteiligten Zeit, da jede:r auf die Informationen einfach zugreifen kann.
Es verbessert Ihre Übersicht im Projektmanagement. Eine der wichtigsten Funktionen eines PERT-Diagramms, die es von anderen Methoden abhebt, ist seine Fähigkeit den kritischen Pfad eines Projekts zu bestimmen. Die Methode des kritischen Pfades ist dann wichtig, wenn Sie den Zeitplan Ihres Projekts mit allen Aufgabenabhängigkeiten und zeitlichen Unbestimmtheiten möglichst einfach visualisieren wollen.
Für welche Projekte sollten Sie ein PERT-Diagramm verwenden?
Wie bereits oben erwähnt, wurde PERT für die Planung extrem komplexer Projekte entwickelt. Also für Projekte, wo Sie mit Ihrem Projektteam viele parallele und aufeinanderfolgende Aufgaben im Projektteam koordinieren und abarbeiten müssen.
Wenn Sie also für Ihr Projekt viele Mitarbeiter:innen und jede Menge Aufgaben einplanen müssen, ist ein PERT-Diagramm eine praktische Vorlage, die Ihren Kolleg:innen ein robustes Hilfsmittel für das Projektmanagement an die Hand gibt und als Grundlage für weitere Schritte dienen kann.
Zur Durchführung der PERT-Methode benötigen Sie jedoch auch verlässlich beobachtete Werte aus der Vergangenheit oder eindeutige Expert:innenschätzungen von Erwartungen in der Zukunft. Haben Sie diese Daten nicht, sind die Ergebnisse nicht aussagefähig.
Sollten Sie es aber mit einem nicht allzu komplizierten Projekt zu tun haben, könnten Sie damit nur unnötig Verwirrung stiften und wertvolle Zeit für das Scoping verschwenden, was aufgrund des fehlenden Detailreichtums des Projekts gar nicht notwendig gewesen wäre. Beachten Sie, dass PERT-Diagramme auch Nachteile haben:
PERT-Diagramme sind aufwendig zu erstellen – sobald mit der Unterteilung aller notwendigen Aufgaben begonnen wird, kann es zu einer überwältigenden Aufgabenzahl kommen.
Das Erstellen eines PERT-Diagramms ist vor Projektbeginn notwendig, sonst ist der Verwaltungsaufwand zu hoch.
Bei sehr hohen Abweichungen der optimistischen und pessimistischen Schätzung zum wahrscheinlichen Wert kann das Ergebnis der PERT-Methode zu einem verzerrten Ergebnis führen, welches schließlich zu Fehlhandlungen führen kann.
Eine konkrete Angabe zur Projektlaufzeit ist schwer möglich.
Netzpläne und Diagramme, wie das PER- Diagramm, helfen bei der Darstellung der Erwartungen, nicht aber bei der Darstellung des tatsächlichen Status.
Die Erwartungen werden während des Projektverlaufs nicht zwangsläufig erfüllt.
Wenn Sie sich entscheiden, in Ihrem Projekt mit einem PERT-Diagramm zu arbeiten, verbinden Sie es am besten mit Ihrem Task-Management-Tool. So können Sie eine höhere Verantwortlichkeit schaffen und in der großen Master-Aufgabe alle Rollen und Verantwortlichkeiten für alle sichtbar aufzeigen. So stellen Sie sicher, dass jeder im Team immer den aktuellen Projektstatus hat und die Erwartungen auch tatsächlich zeitgerecht erfüllt werden. — Bert, der PERT-Diagramm-Experte
Wie erstellen Sie ein PERT-Diagramm schnell und einfach – und integrieren es in Ihr Projekt?
Um ein PERT-Diagramm zu erstellen – und es in Ihr Projekt effizient und übersichtlich einzugliedern, erledigen Sie folgende 6 Schritte der Reihe nach:
1. Erste Vorbereitung: Identifizieren Sie alle Projektaufgaben
Um ein erfolgreiches PERT-Diagramms zu erstellen, identifizieren und sammeln Sie als Erstes alle Projektinformationen und -aufgaben.
Um schnell ins Starten zu Kommen, beginnen Sie entweder mit einer digitalen Mindmap oder mit einer Notiz in Ihrem Task-Management-Tool – so können Sie diese einfach mit Ihrem Team teilen und gemeinsam alles zusammentragen.
Diese übersichtliche Dokumentation aller Projektaufgaben können Sie dann später in Ihre Projektaufgaben verlinken, sodass Ihr Team immer den übergeordneten Überblick hat.
2. Zweite Vorbereitung: Definieren Sie alle Aufgabenabhängigkeiten
Damit ist gemeint, dass Sie alle Aufgaben, die von der Erledigung einer anderen Aufgabe abhängig sind, um sie starten zu können, jetzt identifizieren sollten.
Über alle Aufgabenabhängigkeiten Bescheid zu wissen, hilft Ihnen,
Aufgaben angemessen einzuteilen und später nachzuverfolgen
die Erledigung von Aufgaben sicherzustellen und
für eine klare Kommunikation zu sorgen.
Um die Aufgabenabhängigkeiten im ersten Schritt deutlich zu machen, füge ich einfach Verbindungspfeile zwischen einzelnen Aufgaben in der ersten Brainstorming-Mindmap hinzu. — Bert, der PERT-Diagramm-Experte
3. Öffnen Sie Ihre PERT-Diagramm-Vorlage
Öffnen Sie am besten diese vorbereitete PERT-Diagramm-Vorlage aus MindMeister (unter “Was ist ein PERT-Diagramm?” abgebildet) und übertragen Sie die finalen Aufgaben und Abhängigkeiten aus den beiden Vorbereitungsschritten in der logischen Abfolge.
Versehen Sie die Aufgaben dazu mit einer Nummerierung und fügen Sie auch gleich die verantwortliche Person hinzu.
4. Schätzen Sie die Dauer jeder Projektaufgabe ab
Jetzt ist es an der Zeit, Ihren Projektzeitrahmen abzuschätzen, indem Sie die PERT-Methode mit der PERT-Formel für jede Ihrer Aufgaben anwenden:
PERT-Wert = ((optimistischer Wert + (4 mal Erwartungswert) + pessimistischer Wert)) / 6
Diese Berechnung arbeitet mit den Erfahrungswerten aus der Vergangenheit und hilft Ihnen, mit Ihrem Projektteam zu kommunizieren – bestenfalls direkt in Ihren MeisterTask-Aufgaben – wie lange eine Aufgabe realistisch dauern wird.
Mit der Formel errechnen Sie pro Aufgabe den Durchschnittswert aus den drei Schätzwerten, wobei der wahrscheinlichste Fall mit dem Faktor 4 gewichtet wird. Daraus resultiert der Planwert, der auch PERT-Wert genannt wird. — Bert, der PERT-Diagramm-Experte
Übertragen Sie die PERT-Werte nun in all Ihren Aufgaben in Ihrer Mindmap.
Bei PERT rechnen Sie für gewöhnlich von einem fixen Enddatum zurück, anstatt anders herum, da Fristen von Auftragnehmern oft nicht verschoben werden können.
Berechnungsbeispiel der PERT-Formel
Nehmen wir an, das Marketing-Team der Alleswirdgut GmbH braucht eine Visualisierung der gesammelten Kampagnen-Daten.
Aus Erfahrung weiß das Team, dass sie unter optimalen Bedingungen, wenn alle Informationen vorliegen, 300 Minuten dafür benötigen. Im Normalfall, wenn nur noch einzelne Informationen recherchiert werden müssen, 450 Minuten. Bei ungünstigen Bedingungen, wenn fehlende Unterlagen angefordert werden müssen, 600 Minuten. Die Berechnung der Planwerte erfolgt über die PERT-Formel folgendermaßen:
Planwert = (300 + (4 x450) + 600) / 6 = 2700 / 6 = 450 Minuten = 7,5 Stunden
5. Erstellen Sie alle Aufgaben in Ihrem Task-Management-Tool
Erstellen Sie spätestens jetzt auch alle Aufgaben Ihres Projekts in Ihrem Task-Management-Tool – und definieren Sie den Aufgabenverantwortlichen, fügen Sie alle Projektbeteiligten als Beobachter:innen hinzu und verlinken Ihre Projektbeschreibungs-Notiz sowie das PERT-Diagramm.
Führen Sie alle einzelnen Projektaufgaben dann anschließend am besten als Unteraufgaben in einer übergeordnete Projektaufgabe zusammen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Projektteam diese Projektaufgabe als einzige Informationsquelle für das Projekt verwendet bzw. immer von dort aus mit der Arbeit startet – und dabei keine Updates verpasst.
6. Koordinieren Sie den Aufgabenfortschritt
Jetzt bleibt nur noch den Aufgabenfortschritt bis zur Fertigstellung des Projekts zu koordinieren. Indem Sie Ihre gesamte Kommunikation in Ihrer Master-Projektaufgabe gebündelt haben – und dort auch jederzeit auf das verlinkte PERT-Diagramm zugreifen können – verfolgen Sie und Ihr Team den Fortschritt jeder Aufgabe mit dem größtmöglichen Überblick und dem geringsten Risiko an Fehlkommunikation.
Denken Sie aber daran, dass Sie Ihr PERT-Diagramm im Verlauf des Projekts hinweg aktualisieren, wenn Änderungen auftreten. — Bert, der PERT-Diagramm-Experte
Sobald alle Unteraufgaben Ihres Projekts erledigt sind, brauchen Sie nur noch die Master-Aufgabe abschließen, und schon ist sie auch schon automatisch archiviert. Von dort aus können Sie bei Bedarf jederzeit auf Ihr abgeschlossenes Projekt inkl. PERT-Diagramm zugreifen.
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Wie unterscheidet sich das PERT-Diagramm vom GANTT-Diagramm und vom CPM-Diagramm?
Allen drei Diagrammen gemein ist, dass sie Diagramme sind – und in der Projektplanung helfen. Aber es gibt ein paar Unterschiede:
PERT-Diagramm vs. GANTT-Diagramm
PERT- und GANTT-Diagramme werden gerne miteinander verwechselt – aber es gibt wichtige Unterschiede zwischen ihnen. Sie unterscheiden sich nicht nur visuell, sondern bieten auch unterschiedliche Funktionen, je nachdem, was Ihr Team benötigt:
PERT-Diagramme sind Flowcharts, GANTT-Diagrammen sind Balkendiagramme. Erstere sind in ihrem Erscheinungsbild weniger strukturiert und das Layout kann je nach Projekt etwas anders sein.
GANTT-Diagramme punkten bei der Organisation, PERT-Diagramme bei den Anpassungsmöglichkeiten. GANTT-Diagramme bieten eine organisierte Struktur während PERT-Diagramme eine einfache Layout-Anpassung ermöglichen, was sich besser für die Darstellung der obersten Projektebene eignet.
PERT-Diagramme eignen sich am besten vor Beginn des Projekts. Mit ihrem simples Layout für den zeitlichen Ablauf werden PERT-Diagramme oftmals als visuelle Stützen während eines Projektstarts eingesetzt. Projektmanager:innen nutzen im Anschluss dann gerne andere Methoden, wie etwa einen Projektstrukturplan, ein GANTT-Diagramm oder ein Kanban Board, um Projektaufgaben und -abhängigkeiten speziell zuzuordnen.
GANTT-Diagramme sind also beliebter, um Projektaufgaben des gesamten Projektzyklus abzubilden, während PERT-Diagramme gern für die Zeitplanung in den Anfangsprojektphasen verwendet werden. Beide Diagramme können separat oder gemeinsam genutzt werden, um einen umfassenden Plan zu erstellen.
PERT-Diagramm vs. CPM-Diagramm
Beide Diagramme, also das PERT-Diagramm und das CPM-Diagramm sind Methoden zur Projektplanung und -verwaltung, um Aufgabenabläufe größerer Projekte effizient zu planen und zu organisieren. Mit CPM (Ciritcal Path Method) ist die Methode des kritischen Pfades gemeint.
Der Hauptunterschied ist, dass Projektmanager:innen PERT-Diagramme gerne dann verwenden, wenn sie ermitteln wollen, wie viel Zeit für den Abschluss eines Projekts erforderlich sein wird – während ihnen CPM-Diagramme zur Kosten- und Zeitkontrolle dienen.
Um optimale Ergebnisse, können Sie CPM-Diagramme parallel mit PERT-Diagrammen verwenden. Wenn Sie beide Methoden in die Strategie für Ihr Projektmanagement integrieren, können Sie Ihrem Team eine realistische Frist nennen und den optimalen Prozessfluss für ein Projekt zur Verfügung stellen.
Viel Erfolg mit Ihrem PERT-Diagramm!
Klingt interessant? Dann am besten einfach ausprobieren – Ihre PERT-Vorlage wartet schon auf Sie. Und für weitere Anregungen und Tipps rund um die Projektplanung besuchen Sie gerne unsere Meister Community.
Ich wünsche Ihnen gutes Gelingen bei Ihrem ersten PERT-Diagramm! — Bert, der PERT-Diagramm-Experte
