Laut dem jährlich veröffentlichten Work Trend Index von Microsoft verbringen die meisten Angestellten bis zu 60 % ihrer Zeit mit Besprechungen, E-Mails oder Live-Chats. Typischerweise lesen Mitarbeitende etwa vier E-Mails für jede, die sie selbst schreiben.
Allein die Kommunikation mit Kolleg:innen und Vorgesetzten ist ein zeitaufwendiger Prozess. Je mehr Prioritäten hinzukommen, desto schwieriger wird das Aufgabenmanagement – es sei denn, Sie verfügen über ein effektives Projektmanagement-Tool zur Aufgabenverfolgung.
Was bedeutet Aufgabenverfolgung?
Aufgabenverfolgung ist eine Form des Aufgabenmanagement, die Ihnen dabei hilft, Workflows zu optimieren. Teams verwenden oft strukturierte Vorlagen zur Aufgabenverfolgung, um Ordnung in ihre Abläufe zu bringen und ihre Workflows zu optimieren.
Wenn Teammitglieder wissen:
welche Erwartungen an eine Aufgabe bestehen,
wer für die Aufgabe verantwortlich ist,
wann die Fristen angesetzt sind,
laufen Projekte reibungslos und werden termingerecht abgeschlossen.
Aufgabenverfolgung schafft einen effizienten Workflow und reduziert das Risiko verpasster Fristen oder widersprüchlicher Erwartungen. Das macht Ihre Teammitglieder motivierter und organisierter – und führt zu weniger Frust und Überlastung.
Eine Vorlage zur Aufgabenverfolgung ist eine benutzer:innenfreundliche Ressource, mit der Sie Prioritäten setzen und Team-Workflows steuern können. Entdecken Sie hier, wie Sie mithilfe einer Vorlage zur Aufgabenverfolgung Aufgaben im Team zuweisen, verwalten und überprüfen.
Was ist Software zur Aufgabenverfolgung?
Eine Software zur Aufgabenverfolgung ist eine digitale, intuitive Version einer klassischen To-do-Liste. Sie unterstützt Teams oder Einzelpersonen beim Verfolgen, Zuweisen und Verwalten von Aufgaben. Die Software vereinfacht es außerdem, Arbeit zu organisieren, Fortschritte zu überwachen und Zuständigkeiten zu gewährleisten. Das verbessert die Effizienz, die Produktivität und das Arbeitsklima.
Mit einer Software zur Aufgabenverfolgung können Manager:innen und Teammitglieder:
Aufgaben zuweisen: Vergeben Sie Aufgaben an Einzelpersonen oder Teams – mit klaren Fristen und Anweisungen.
Fortschritte verfolgen: Projektmanager:innen können den Status von Aufgaben verfolgen (z. B. „To-do“, „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“) und erhalten Echtzeit-Updates von Teammitgliedern.
Arbeiten priorisieren: Priorisieren Sie Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, damit Teams sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können.
Zusammenarbeiten: Viele Tools bieten Funktionen wie Kommentare, Dateifreigaben und Benachrichtigungen, um die Kommunikation innerhalb der Aufgaben zu erleichtern.
Berichte erstellen: Erstellen Sie Berichte, um die Produktivität Ihrer Teams zu überwachen und Engpässe zu erkennen. Dadurch können Manager:innen gezielt Verbesserungen vornehmen.
Wie hilft die Aufgabenverwaltung Ihnen und Ihren Teams?
Eine Software zur Aufgabenverwaltung verbessert die Produktivität Ihres Teams, indem sie Einsicht in das Arbeitspensum, die Workflows und Engpässe ermöglicht. Sie fördert die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Stakeholder:innen, indem alle Projekte und Aufgaben zentral an einem Ort nachverfolgt werden.
MeisterTask ist ein benutzer:innenfreundliches, intuitives und übersichtliches Tool zur Aufgabenverfolgung, das Ihrem Team Folgendes bietet:
Visuelle Kanban-Boards, um Aufgaben und Fristen zuzuweisen
Zeitleisten zur Aufgabenverfolgung, die wie ein Gantt-Diagramm funktionieren
Integrierte Funktionen zur Zeiterfassung und automatische Aktualisierungen des Aufgabenstatus
Zentralisierte Bereiche für Kommentare und Echtzeit-Benachrichtigungen
Optionen zur Erstellung von Checklisten, Unteraufgaben, Abhängigkeiten und Statusberichten.
Verbessern Sie die Aufgabenverfolgung, indem Sie Ihrem Team helfen, Prioritäten zu setzen und Workflows zu verwalten. Integrieren Sie MeisterTask noch heute in Ihre Aufgabenverwaltung.
Einfache Aufgabenverfolgung für Teams in 5 Schritten
1. Visualisieren Sie Aufgaben und Projektfortschritte mit Kanban-Boards
Nehmen wir an, Ihr Team hat Fragen zu seinen Aufgaben oder zum Gesamtprojektumfang. Ohne eine zentrale Anlaufstelle für Projektdetails könnte es sein, dass Sie viel Zeit in Besprechungen oder E-Mails investieren, um Fragen zu klären.
Mit MeisterTask können Sie Kanban-Boards für Ihre Aufgaben und Projekte erstellen. Kanban ist eine bewährte Methode aus dem Projektmanagement, um Aufgaben und Projektverläufe visuell darzustellen. Kanban-Boards bieten einen klaren Überblick über alle Projektschritte. Auf MeisterTask finden Sie vordefinierte Kanban-Vorlagen, mit denen Sie Ihre Aufgaben bequem auflisten und Fortschritte im Board nachverfolgen können.
Zusätzlich können Sie in MeisterTask Unteraufgaben und Checklisten für jede Hauptaufgabe erstellen. Diese Funktionen ermöglichen detaillierte Einblicke in Workflows und Meilensteine.
Wenn Teammitglieder ihr MeisterTask-Dashboard öffnen, können sie auf eine Aufgabe klicken und sofort erkennen, wie hoch der voraussichtliche Arbeitsaufwand dafür ist. Dieses schnelle und effiziente System hilft Ihren Teammitgliedern dabei, ihren Zeitplan zu organisieren, ihre Aufgaben zu planen und sicherzustellen, dass sie sie rechtzeitig abschließen.
2. Weisen Sie klare Aufgaben, Zuständigkeiten und Prioritäten mithilfe von Tags zu
Weisen Sie Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zu, damit sie ganz klar wissen, was bis wann von ihnen erwartet wird. Dies hilft ihnen, ihren Zeitplan zu verwalten und Prioritäten für die wichtigsten und dringendsten Aufgaben zu setzen.
Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie Aufgaben auch mit Priorität-Labels wie „Hoch“ und „Mittel“ versehen. Falls Teammitglieder Fragen zu bestimmten Aufgaben haben, können sie das Board zur Orientierung nutzen.
Sie können diesen Prozess weiter optimieren, indem Sie Aufgaben automatisch als erledigt markieren: Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Spaltenüberschrift auf Ihrem Kanban-Board und wählen Sie im Dropdown-Menü die Registerkarte „Automationen“. Klicken Sie auf „+ Automation hinzufügen“ und dann auf die Option „Status aktualisieren“. So können Sie MeisterTask anweisen, eine Aufgabe automatisch als erledigt zu markieren, sobald ein Teammitglied diese in die Spalte „Erledigt“ verschiebt. Dadurch können Sie den Status von Aufgaben effizienter verfolgen.
3. Geben Sie Aufgaben zusätzlichen Kontext durch Notizen, Kommentare und Anhänge
Einige Projekte können komplex sein. Deshalb ist es wichtig, kontextuelle Informationen wie Projektpläne, Recherchen und Leitfäden bereitzustellen. Solche Informationen können in E-Mail-Threads leicht verloren gehen oder sind schnell veraltet, wenn sie in statischen Dokumenten wie PDFs gespeichert sind. Deshalb ist eine zentrale, kollaborative Dokumentation wichtig.
Durch die Zentralisierung von Informationen reduziert MeisterTask die Zeit, die Teammitglieder für die Kommunikation über Aufgaben, Projekte und Workflows aufwenden. Dokumentation und Aufgabenmanagement sind im Tool eng miteinander verknüpft. So können Sie Notizen innerhalb Ihrer Aufgaben ganz einfach verlinken. Dies stellt sicher, dass Ihrem Team der notwendige Kontext immer leicht zugänglich ist.
Für tägliche Besprechungen halten Sie alle projektbezogenen Diskussionen direkt in der Aufgabe fest. Fügen Sie einen Kommentar hinzu und markieren Sie Teammitglieder einfach mit der @-Funktion, um sie auf den neuesten Stand zu bringen. Sie können auch Anhänge wie Bilder und andere Medien teilen. So müssen Sie nicht mehrere E-Mails versenden oder Besprechungen ansetzen, die Ihre Produktivität beeinträchtigen.
4. Visualisieren Sie Zeitpläne mit dem integrierten Gantt-Tracker
Sobald Sie alle Aufgaben aufgelistet und Zuständigkeiten zugewiesen haben, steht noch eine wesentliche Projektmanagement-Aufgabe an: die Abstimmung mit Stakeholder:innen. Schließlich müssen Sie Führungskräften eine Prognose geben, wann einzelne Aufgaben beziehungsweise das Hauptprojekt voraussichtlich fertiggestellt werden.
MeisterTask verfügt über ein integriertes Gantt-Diagramm. Wechseln Sie in Ihrem Board einfach zur Zeitleisten-Ansicht, um den Gantt-Tracker zu öffnen. Ziehen Sie die Aufgaben Ihrer Teammitglieder in die Zeitleiste und erstellen Sie so eine visuelle Übersicht über das gesamte Projekt.
Das Gantt-Diagramm hilft Ihnen, eine vollständige, visuelle Projekt-Zeitleiste zu erstellen. Legen Sie einfach Start- und Enddaten für jede Aufgabe fest und überwachen Sie Fristen, um sicherzustellen, dass die Aufgaben termingerecht abgeschlossen werden.
Diese einfache Funktion erleichtert es, die Zustimmung von Stakeholder:innen zu erhalten und die Planung zur Projektimplementierung voranzutreiben. Schauen Sie sich dieses Video zur Gantt-Tracker-Funktion von MeisterTask an und entdecken Sie, wie einfach es ist, eine visuelle Projekt-Zeitleiste zu erstellen.
5. Überprüfen Sie Ihr Ressourcenmanagement mit Zeiterfassungsberichten
Der Zweck der Zeiterfassung besteht darin, ein effizienteres und leistungsfähigeres Team zu schaffen. Mit Abschluss jedes Projekts können Sie die Leistung Ihrer Teammitglieder, die benötigte Zeit, das Ressourcenmanagement und weitere Metriken messen, um Ihre Workflows weiter zu optimieren.
MeisterTask ermöglicht es Ihnen, die Projektleistung bequem anhand mehrerer Metriken zu messen. Klicken Sie im Projekt-Dashboard auf die Registerkarte „Berichte“. Wählen Sie Filter aus, um spezifische Berichte für das gesamte Projekt, einzelne Aufgaben, Zeiträume oder individuelle Leistungen zu erstellen.
Anhand der Berichte von MeisterTask können Sie die wichtigsten Leistungskennzahlen auswerten und die Planung für Ihr nächstes Projekt entsprechend anpassen. Nutzen Sie Ihre Daten als Leitfaden, um die Zeiterfassung, das Workload-Management und andere Leistungsmetriken beim nächsten Projekt noch weiter zu verbessern.
