Sollte Ihnen der Unterschied zwischen Aufgabenmanagement und Projektmanagement noch nicht bekannt sein, sind Sie mit Sicherheit nicht allein: Die beiden Ansätze haben viel gemeinsam und können oftmals sogar mit ein und demselben Tool ausgeführt werden. Beide Disziplinen zu kennen und zu verstehen ist jedoch von Vorteil, um einen reibungslosen Abschluss Ihrer Projekte zu gewährleisten sowie Produktivität und Effizienz in Ihrem Unternehmen zu fördern.
Folgende Punke sehen wir uns in diesem Artikel genauer an:
Was ist Projektmanagement?
Was ist Aufgabenmanagement?
Wie kann MeisterTask beim Projekt- und Aufgabenmanagement helfen?
Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement ist die Anwendung von Prozessen, Methoden, Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrungen, um bestimmte Projektziele gemäß den Projekt-Akzeptanzkriterien innerhalb vereinbarter Parameter zu erreichen. Das Projektmanagement hat endgültige Ergebnisse, die auf einen begrenzten Zeitrahmen und ein begrenztes Budget beschränkt sind.
Association for Project Management
Beginnen wir mit den Grundlagen. So offensichtlich es auch klingen mag, das Projektmanagement erfordert ein Projekt. Obwohl der Begriff oftmals recht locker verwendet wird, bestätigen die meisten Definitionen, dass ein Projekt mindestens drei bestimmte Merkmale aufweisen muss:
Ergebnisse. Diese sollte ein Projekt erreichen. Das kann die Entwicklung eines neuen Produkts, eine Marketing-Kampagne oder sogar die Neuorganisation eines Ablagesystems sein. Die meisten, wenn nicht alle Projektarbeiten, sollten sich auf das Erstellen dieser Ergebnisse konzentrieren.
Start. Datum und/oder Uhrzeit, die den Beginn der Arbeit an den Projektergebnissen markieren.
Ende. Datum und/oder Uhrzeit, die den Abschluss der Projektergebnisse markieren.
Was bedeutet nun Projektmanagement? Kurz gesagt: Der Prozess des Projektmanagements stellt sicher, dass die Ergebnisse zum Zeitpunkt des Projektabschlusses erreicht wurden. Obwohl es viele verschiedene Möglichkeiten gibt, ein Projekt zu verwalten – mehr darüber erfahren Sie in unserem Beitrag Klassisches vs. Agiles Projektmanagement – wirft die Tatsache, dass die Ergebnisse innerhalb eines bestimmten Zeitraums erzielt werden müssen, die Frage auf: Was muss wann erledigt werden?
Projekte können sehr komplex sein. Aus diesem Grund benötigen sie oftmals einen eigenen Projektmanager. Diese Personen sind letztendlich dafür verantwortlich, dass das Projekt reibungslos abläuft und an mögliche Probleme angepasst wird. Vor allem aber sind sie dafür zuständig, Aufgaben an das Projektteam zu delegieren.
Dies wird erreicht, indem die Projektergebnisse in einzelne Aufgaben unterteilt werden, die dann den Mitgliedern des Projektteams zugewiesen werden. Der Abschluss jeder einzelnen Aufgabe trägt zum umfassenderen Projektziel bei und stellt sicher, dass sich die Teammitglieder effektiv auf alle wesentlichen Details konzentrieren können.
Während in einem Projekt in der Regel viele Aufgaben gleichzeitig ablaufen, kann es vorkommen, dass die To-dos des Projekts voneinander abhängig sind. In einem Marketing-Projekt beispielsweise können Sie die Aufgabe “Newsletter senden” erst ausführen, wenn die Aufgabe “Newsletter verfassen” abgeschlossen ist. Es sind die Verbindungen zwischen Aufgaben, die ein Projekt von einer Aufgabe und damit Projektmanagement von Aufgabenmanagement unterscheiden.
Was ist Aufgabenmanagement?
Bisher haben wir Aufgaben als Teilbereiche von Projekten betrachtet, aber das müssen sie nicht unbedingt sein. Während viele Unternehmen nach projektbasierten Zeitplänen arbeiten, gibt es immer noch viele wichtige Dinge, die auf Tages- oder Ad-hoc-Ebene erledigt werden müssen. Das Planen, Delegieren und Abschließen dieser Tätigkeiten wird als Aufgabenverwaltung bezeichnet.
Unter Aufgabenmanagement versteht man im Allgemeinen jede Tätigkeit, die nicht in den Rahmen der Projektarbeit fällt. Aufgaben werden nicht über einen Projektmanager, sondern von Teamleitern oder Kollegen delegiert. Oftmals erstellen Mitarbeiter Aufgaben auch einfach für sich selbst, um diese nicht zu vergessen. Häufige Aufgaben außerhalb eines Projekts können sein:
Laufende oder wiederkehrende Aufgaben wie geplante Bestandsprüfungen oder die Moderation von Kommentaren.
Aufgaben des „betrieblichen Alltags” wie das Beantworten von E-Mails, die Zeiterfassung und andere administrative Tätigkeiten.
Einmalige Aufgaben, die nicht mit anderen Projekten oder Workflows verbunden sind.
Aufgaben kommen in vielen verschiedenen Formen und oftmals sogar versteckt vor. Eine E-Mail eines Kollegen mit der Bitte “Könntest du das schnell überprüfen?” mag vielleicht harmlos aussehen, ist jedoch eine Aufgabe. Sie müssen einen Bericht für Ihr tägliches Standup oder das wöchentliche Jour fixe mit einem Teammitglied schreiben? Auch das ist eine Aufgabe. Aufgrund der sehr allgemeinen Definition einer Aufgabe ist die Bandbreite der Tätigkeiten, die unter den Begriff Aufgabenmanagement fallen, praktisch unendlich. Die Frage, die sich dabei jedoch stellt, ist, wie man diese Tätigkeiten effektiv verwalten kann.
Vielen Unternehmen (und dessen Mitarbeitern) unterläuft oftmals ein Fehler, wenn es darum geht, Aufgaben zu verwalten, die nicht in den Rahmen bestimmter Projekte fallen. Da Aufgabenmanagement oft als informeller Prozess betrachtet wird, besteht die Versuchung, Aufgaben nicht nach festgelegten Strukturen zu planen oder zu verwalten, sondern To-dos stattdessen auf Ad-hoc-Basis zu erledigen.
Der Trend hin zu Aufgabenmanagement-Systemen anstelle von Projektmanagement-Software ist jedoch ein Beweis dafür, dass Unternehmen beginnen zu verstehen, welche Vorteile strukturierte Prozesse für alle Arten von Unternehmenstätigkeiten haben können.
MeisterTask und Aufgabenmanagement
Sie kennen wahrscheinlich den einen Kollegen (oder waren es vielleicht sogar selbst), der jeden Morgen mit einem mit Post-its beklebten Schreibtisch in die Arbeit startet und diese im Laufe des Tages nach und nach in den Papierkorb wirft und damit alle Aufzeichnungen über die erledigte Aufgabe entsorgt. Oder Sie erinnern sich vielleicht an die Zeit, als ein Kunde telefonisch nachgefragt hat, “ob Sie meine E-Mail von vorhin gelesen haben”, nur um dann festzustellen, dass Sie diese komplett vergessen haben.
Dies sind Beispiele für die Ineffizienz, die analoges und unstrukturiertes Aufgabenmanagement verursachen kann. Der Versuch, To-dos auswendig zu lernen oder Aufgaben per E-Mail zu verwalten, mag für eine oder zwei Aufgaben gut funktionieren. Wenn es dann aber geschäftiger wird, sind diese Methoden weder nachhaltig noch skalierbar. Indem Sie jedoch ein spezielles Aufgabenmanagement-Tool wie MeisterTask verwenden, können Sie sicherstellen, dass nicht nur Ihre To-dos erfolgreich abgeschlossen, sondern auch Niveau und Effizienz Ihrer Arbeit stark verbessert werden. Einige der zahlreichen Vorteile von MeisterTask als dedizierte Aufgabenmanagement-Software sind z.B.:
Planung. Mit Ihren Aufgaben in MeisterTask können Sie Fälligkeiten festlegen, die einen Überblick darüber geben, wann jede Aufgabe erledigt werden muss. Dies sind nicht nur Referenzinformationen für Sie selbst, sondern können jedem in Ihrem Unternehmen wertvolle Informationen liefern.
Alles an einem Ort. MeisterTask sammelt aufgabenbezogene Informationen wie Dateien und Kommentare direkt in der Aufgabe. So stellen Sie sicher, dass Informationen stets griffbereit sind, Aktualisierungen der Aufgabe in der Aktivitätenliste protokolliert werden und Anhänge für alle zugänglich sind. Mit unseren praktischen Integrationen können Sie Aufgaben sogar direkt aus Ihrem Posteingang erstellen.
Kommunikation und Zusammenarbeit. MeisterTask verbessert die Kommunikation zwischen Kollegen und Teams. Indem Sie aufgabenbezogene Unterhaltungen innerhalb der Aufgabe führen, können Sie gewährleisten, dass alle Beteiligten stets auf dem Laufenden bleiben.
Einer der Gründe, warum MeisterTask als Aufgabenmanagement-Tool überzeugt, ist die einfache Handhabung. Dank der intuitiven, benutzerfreundlichen Oberfläche finden sich auch technisch unerfahrene Benutzer schnell und mühelos zurecht, und können binnen Minuten damit beginnen, ihre Aufgaben in einer schön gestalteten Umgebung zu verwalten. Erfahren Sie auf unserer Webseite, wie auch Sie und Ihr Team von MeisterTask profitieren können.
MeisterTask und Projektmanagement
MeisterTask eignet sich zwar perfekt für das Aufgabenmanagement, bietet aber auch eine Reihe von Funktionen für ein erfolgreiches Projektmanagement. Projektmanager sowie Projektmitarbeiter erhalten mit MeisterTask die nötige Klarheit, wertvolle Einblicke und einen umfassenden Überblick darüber, wann Projektaufgaben erledigt werden müssen.
Im Folgenden haben wir einige MeisterTask-Funktionen aufgelistet, mit denen Sie Ihre Projekte effektiv verwalten können.
Workload-Management. Behalten Sie die Arbeit Ihres Teams mithilfe von Zeitleisten im Blick: farbcodierte Diagramme im Gantt-Stil, die Engpässe aufzeigen und einen reibungslosen Workflow ermöglichen.
Automationen. Mit weniger mehr erreichen! Überlassen Sie wiederkehrende Aufgaben einfach den Automationen von MeisterTask und konzentrieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge.
Kanban-Boards. Legen Sie sofort los mit unseren übersichtlichen Boards im Kanban-Stil. Mit unbegrenzten Spalten, WIP-Limits, Automationen und Integrationen bringen Sie jedes Projekt in Schwung.
Integrationen. Bringen Sie Ihre Projekte noch schneller voran, indem Sie alle Tools in MeisterTask integrieren, die Ihr Team zur Kommunikation, Zusammenarbeit und Koordination braucht.
Berichte. Verfolgen Sie Projektfortschritte ganz einfach mit MeisterTasks anpassbaren Berichten. Wechseln Sie mühelos zwischen den Ansichten, um offene und abgeschlossene Aufgaben anzuzeigen.
Wagen Sie den Sprung
MeisterTask ist ideal für alle Arten von Projekten. Unser attraktives, intuitives Tool bietet alle Funktionen, die Sie benötigen, um reibungslose, effiziente und agile Workflows sowie eine nahtlose Zusammenarbeit während des gesamten Projektzyklus zu gewährleisten.
Dank MeisterTasks benutzerfreundlicher Oberfläche finden sich Benutzer sofort in dem Tool zurecht und arbeiten nicht nur effizienter, sondern mit Freude an zukünftigen Projekten. Einfach registrieren, Team einladen und produktiv werden.
Um das Tool einfach und übersichtlich zu gestalten, halten wir unseren Funktionsumfang so gering wie möglich. Für bestimmte Projekte, die komplexe Abhängigkeiten und finanzielle Kontrolle erfordern, könnte ein spezialisiertes Tool möglicherweise die bessere Lösung sein. Auf unserer Webseite erfahren Sie mehr darüber, wie MeisterTask aufgebaut ist.
Unabhängig davon, ob Sie eine Aufgaben- oder Projektmanagement-Software benötigen, können Sie sich Millionen von Teams anschließen, die MeisterTask als Lösung für ihre Aufgaben ausgewählt haben.
