Was ist Arbeitseffizienz?
Arbeitseffizienz bedeutet, mit einem Minimum an Zeit, Aufwand und Ressourcen die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Um eine Aufgabe effizient zu erledigen, muss der Output mindestens so hoch sein wie die investierte Zeit und Mühe.
Warum ist Arbeitseffizienz wichtig?
Effizienz am Arbeitsplatz ist ein zentrales Thema für Unternehmen, denn Zeit ist Geld. Von der Infrastruktur bis zu den Mitarbeiter:innen wollen Organisationen das Beste aus ihren Investitionen herausholen. Und das aus gutem Grund: Ein effizienter Arbeitsplatz kann den Unterschied zwischen Misserfolg und Erfolg ausmachen. Ineffizientes Arbeiten kann teuer sein, zu Verzögerungen führen und Geschäftsbeziehungen – sowie Ihren Ruf – gefährden.
Auch wenn die Dinge in Ihrem Unternehmen gut laufen, sollten Sie die Arbeitseffizienz weiter verbessern. Ein effizientes Unternehmen kann die Chancen für Wachstum, Kreativität und Innovation nutzen, die für einen wettbewerbsorientierten Markt unerlässlich sind.
Abgesehen von den Vorteilen für die Gesamtleistung des Unternehmens, bedeutet effizientes Arbeiten auch, dass Sie:
mehr erreichen
eine größere Wirkung erzielen
mehr in Ihre Arbeit investieren und engagierter sind
ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben aufrechterhalten können
mehr Möglichkeiten haben, in Ihrer Karriere voranzukommen
Das Gleiche gilt für Ihr Team. Effiziente Teamprozesse:
verbessern die Zusammenarbeit und Kommunikation
erhöhen die Produktivität
Was hindert Teams, effizient zu arbeiten?
Trotz der Vorteile von Effizienz am Arbeitsplatz ist der:die durchschnittliche Arbeitnehmer:in laut einer Studie von VoucherCloud weniger als drei Stunden pro Tag produktiv. Wohin also geht all dieses Potenzial? Es gibt viele Gründe, warum die Effizienz Ihres Teams leiden könnte. Der Schlüssel zur Lösung des Problems liegt in der Identifizierung der Ursache.
Langsame und ineffiziente Prozesse
Wenn Ihr Team viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringt, die es von seinen eigentlichen Aufgaben ablenken, könnten Ihre internen Prozesse daran schuld sein. Komplexe Regeln, mehrere Schritte zur Erledigung grundlegender Aufgaben oder ein verworrener Genehmigungsprozess können die Arbeitseffizienz beeinträchtigen.
Fehlende Klarheit oder Richtung
Mangelnde Klarheit in Bezug auf Ziele und Vorgaben oder sogar die Frage, wer wann woran arbeitet, schafft Verwirrung. Dies führt zu Verzögerungen und verpassten Terminen sowie zu Zeitverlust bei der Fehlerbehebung. Ebenso können mehrere sich widersprechende Prioritäten zu einem schlechten Zeit- und Ressourcenmanagement führen, was sich negativ auf den Output auswirkt.
Zu viele Einschränkungen
Es kann auch ein Zuviel an Anweisungen die Arbeitseffizienz beeinträchtigen. Wenn Ihr Team nicht die Freiheit hat, Entscheidungen zu treffen und seine Zeit effektiv zu verwalten, wird die Effizienz leiden. Zu viele Beschränkungen können Kreativität und Innovation bremsen und zu einem frustrierten, unmotivierten Team führen.
Keine Tools – oder die falschen Tools
Selbst mit den besten Absichten kann Ihr Team nicht effizient arbeiten, wenn es nicht über die richtigen Tools oder Geräte verfügt. Wenn Ihr Team mit mehreren Beteiligten, Prozessen und Projekten arbeitet, sind auf deren Bedürfnisse zugeschnittene digitale Tools für eine reibungslose und produktive Zusammenarbeit unerlässlich.
Private Herausforderungen
Stress, Ängste oder die Unfähigkeit, sich zu konzentrieren, können jede Person in Ihrem Team betreffen und zu Ineffizienz am Arbeitsplatz führen. Diese Herausforderungen können auf Probleme bei der Arbeit – wie die oben genannten – oder auf Dinge zurückzuführen sein, auf die Sie als Führungskraft keinen Einfluss haben.
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8 Strategien zur Verbesserung der Arbeitseffizienz
1. Setzen Sie klare Ziele und Vorgaben
Wenn Ihre Beteiligten sich über Ziele einig sind, können sie an einem Strang ziehen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Wenn Sie Ihre Ziele transparent dokumentieren, kann Ihr Team jederzeit darauf zurückgreifen, um sicherzustellen, dass es sich auf die Arbeit konzentriert, die zählt.
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Ziele effektiv sind, indem Sie sich an SMART-Kriterien halten. Das bedeutet, dass Ihre Ziele wie folgt sein sollten:
Spezifisch
Messbar
Ausführbar
Realistisch
Terminiert
Verwenden Sie diese Mindmap-Vorlage in MindMeister, um Ihre SMART-Ziele zu definieren.
Wenn Sie Ihrem Team die Möglichkeit geben, selbstständig zu arbeiten, steigert das seine Produktivität – und Ihre. Ihr Team ist im Alltag weniger auf Sie angewiesen, was bedeutet, dass Sie mehr Zeit für die strategische Arbeit aufwenden können – die wiederum Ihr Team voranbringt.
Klare und realistische Ziele sind auch wichtig, um die Erwartungen der Beteiligten festzulegen und zu steuern, was auf lange Sicht Zeit spart. Wenn Sie sich etwa zu Beginn auf die zu erbringenden Leistungen einigen, brauchen Sie im Laufe des Projekts weniger Überarbeitungen oder Feedback-Runden. Außerdem verbringen Sie weniger Zeit damit, zu erklären, was Sie tun und warum, so dass mehr Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ziele im Team setzen und erreichen können – und auf welche Fallen Sie achten sollten.
2. Planen Sie Ihren Erfolg
Hinter jedem Projekt sollte ein solider Plan stehen, der Klarheit über Umfang, KPIs, Methoden und Zeitpläne schafft.
Wie Ihre Ziele muss auch Ihr Plan für Ihre Interessengruppen dokumentiert werden. Wenn Sie Ihren Projektplan in klaren, einfachen Worten dokumentieren, können Sie die Zustimmung der Entscheidungsträger:innen gewinnen. Auch für Ihr Team wird es dadurch einfacher, den Plan zu verstehen und auszuführen.
Eine Projekt- und Aufgabenmanagement-Software mit Dokumentationsfunktionalität – wie MeisterTask – ermöglicht Ihnen eine effiziente Projektplanung:
Sie können Ihren Plan schnell und einfach mit Ihrem Team teilen.
Die gespiegelten Änderungen und Aktualisierungen in Echtzeit ermöglichen es Ihnen, die Beteiligten schnell zu informieren.
Die Software bietet Ihrem Team einen zentralen Platz, um Fragen oder Feedback über Kommentare hinzuzufügen.
Für einen erfolgreichen Planungsprozesses bewerten Sie Ihre Ressourcen und setzen sie strategisch ein. Indem Sie vorhandene Ressourcen besser nutzen, schaffen Sie die Basis für eine effiziente Projektdurchführung, die termingerecht und innerhalb des Budgets erfolgt.
Ihr Plan ist dabei Ihr Fahrplan zum Erfolg. Indem Sie regelmäßig auf Ihren Plan zurückgreifen und Ihre Leistung anhand Ihrer KPIs bewerten, können Sie schnell erkennen, wenn Sie vom Kurs abweichen, und Anpassungen vornehmen.
3. Bleiben Sie organisiert – mit einem Task-Management-Tool
Die Verwaltung von Aufgaben per E-Mail ist verwirrend, zeitaufwändig und ineffektiv … denken Sie nur daran, wie oft Sie schon wichtige Informationen verpasst haben, weil sie in Ihrem Posteingang verloren gegangen sind. Persönliche Meetings sind ebenso problematisch, da es unmöglich ist, das Besprochene noch einmal zu überprüfen oder es an andere weiterzugeben, die eventuell einbezogen werden müssen.
Ein Task-Management-Tool hilft Ihnen und Ihrem Team, organisiert zu bleiben. Es bietet Ihnen einen Überblick über den Aufgabenfortschritt, auf den Sie jederzeit und von überall aus zugreifen können. Durch die zentrale und transparente Verwaltung Ihrer Projekte und Aufgaben findet Ihr Team leicht alle Informationen, die es für eine effiziente Zusammenarbeit benötigt – egal, ob das im Büro oder zu Hause ist.
Mit der Kanban-Board-Ansicht von MeisterTask sehen Sie den Aufgabenfortschritt auf einen Blick. Halten Sie die Abschnitte auf Ihrem Board einfach – wie „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ – und verschieben Sie die Aufgaben auf dem Board, wenn sie bearbeitet werden. Alternativ können Sie die Abschnitte auch an den Arbeitsablauf Ihres Teams anpassen.
Jede Aufgabe hat eine:n Aufgabeninhaber:in und eine Frist, so dass die Zuständigkeiten und Fälligkeitsdaten klar sind. Dies erhöht die Verantwortlichkeit und verringert die Verwirrung darüber, was wann und von wem erledigt werden muss. Durch Kommentare zur Aufgabe bleiben die Unterhaltungen in Ihrem Team transparent und leicht nachvollziehbar (kein Durchsuchen von E-Mail-Threads oder Slack-Kanälen), wodurch doppelte Fragen und Missverständnisse vermieden werden.
4. Vereinfachen Sie Arbeitsabläufe und Prozesse
Wollen Sie schneller werden? Dann ist die Vereinfachung Ihrer Prozesse ein guter Anfang. Wenn Sie oft feststellen, dass Ihre Projekte durch mehrere Runden von Beiträgen der Beteiligten aufgehalten werden, fragen Sie sich, wer wirklich beteiligt werden muss. Denken Sie daran, dass nicht jede Person die Entscheidungsbefugnis in einem Projekt haben sollte. Irgendwo muss die Verantwortung liegen, sonst kommt Ihr Projekt nicht in Gang.
Umgekehrt gilt: Wenn es Meetings oder Projekte gibt, an denen Sie und Ihr Team beteiligt sind, die Sie aber nicht für relevant halten – oder zu denen Sie keinen Beitrag leisten können –, sprechen Sie darüber. Ihre Zeit ist an anderer Stelle besser aufgehoben.
Arbeitsabläufe können auch aus anderen Gründen komplex sein, etwa aus technischen oder rechtlichen Erwägungen. Machen Sie keine Abstriche, wenn es um die Sicherheit der Mitarbeiter:innen oder den Datenschutz geht. Es gibt Möglichkeiten, Ihre Effizienz zu optimieren – ohne dabei Kompromisse bei der Qualität einzugehen:
Nutzen Sie Tools und Software, die Prozesse vereinfachen oder verdichten. Suchen Sie nach Tools, die wiederkehrende manuelle Aufgaben oder Verwaltungsarbeiten automatisieren können.
Bitten Sie Ihr Team um Feedback, wie Prozesse verbessert werden könnten. Vielleicht gibt es etwas, das Sie übersehen.
Wenn eine oder zwei Personen immer Engpässe verursachen, sollten Sie die Zuständigkeiten innerhalb des Teams neu bewerten und für eine gleichmäßige Verteilung der Arbeit sorgen.
5. Beseitigen Sie Fleißarbeit
Als Fleißarbeit wird alles bezeichnet, was Ihre Zeit in Anspruch nimmt, aber nicht wirklich zu den Unternehmenszielen beiträgt. Dazu kann die Erstellung unnötiger Unterlagen oder das Abhalten von Meetings ohne klarer Tagesordnung gehören. Das ist sowohl ineffizient als auch ineffektiv.
Kennen Sie den Unterschied zwischen ineffizienter und ineffektiver Arbeit? In diesem Blogbeitrag finden Sie eine Aufschlüsselung der beiden Begriffe – und warum beide wichtig sind.
Um zu vermeiden, dass Sie in diese Falle tappen, stellen Sie bei der Bewertung Ihrer eigenen Arbeit oder der Ihres Teams die Wirkung dem Ergebnis gegenüber. Die 80/20-Regel besagt, dass 80 % der Ergebnisse aus 20 % aller Eingaben für ein bestimmtes Ereignis resultieren. Ein guter Ausgangspunkt ist es, die 20 % mit den größten Auswirkungen zu ermitteln und sich darauf zu konzentrieren.
Als Manager:in können Sie Ihr Team ermutigen, dasselbe zu tun. Helfen Sie ihnen, erfolgreich zu sein, indem Sie unnötige Meetings reduzieren, unwichtige Aufgaben mit geringer Wirkung herausfiltern und eine Unternehmenskultur schaffen, die Ergebnisse und Wirkung stärker honoriert als Arbeitsstunden.
6. Bleiben Sie agil
Wenn Sie auf Perfektion warten, behindern Sie möglichen Fortschritt. Das kann Ihren Konkurrent:innen ermöglichen, Sie zu überholen und Ihnen Marktanteile abzunehmen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie schnell handeln und Schwung beibehalten.
Flexibilität ist der Schlüssel zu schnelllebigen Branchen wie Technologie und Einzelhandel, aber sie kann auch traditionellen Branchen wie dem Finanz- und Rechtswesen zugute kommen, deren „alte“ Modelle gegen innovative Herausforderer antreten müssen. Denken Sie nur daran, wie Marken wie Monzo und N26 den Bankensektor revolutioniert haben.
Agil zu bleiben bedeutet, dass Sie bereit sind, sich an veränderte Umstände und neue Informationen anzupassen. Das erfordert von Ihnen Folgendes:
Vermeiden Sie es, Dinge aus Gewohnheit zu tun.
Treffen Sie Entscheidungen auf der Grundlage von Daten.
Erproben und testen Sie neue Ansätze schnell (denken Sie „besser erledigt als perfekt“).
Koordinieren Sie Ihre Anstrengungen und setzen Sie Änderungen schnell um. Dazu brauchen Sie eine offene und transparente abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Erfahren Sie mehr in diesem Blogbeitrag.
7. Spielen Sie den Ball zurück, wenn es notwendig ist
Nur weil Sie etwas tun können, heißt das nicht, dass Sie es auch tun sollten. Die Zurückweisung von Anfragen, die nicht mit den Zielen Ihres Teams übereinstimmen, ist der Schlüssel zum Schutz der Zeit und der Ressourcen Ihres Teams. Nur wenn sich Ihr Team auf die vorrangigen Aufgaben konzentrieren kann, werden Sie Ihre KPIs erreichen können.
Natürlich ist das nicht immer so einfach. Angenommen, Sie werden mit Anfragen für Arbeiten überhäuft, die zu den übergeordneten Unternehmenszielen beitragen und in den Aufgabenbereich Ihres Teams fallen – was dann?
Alles hängt dann von Ihrer Prioritätensetzung ab.
Das bedeutet, dass Sie Dinge, die nicht dringend oder wichtig sind, ablehnen und die Bemühungen Ihres Teams auf die Bereiche konzentrieren, in denen sie die größte Wirkung haben. Um dies für alle Beteiligten einfacher und weniger stressig zu machen, sollten Sie offen mit den Beteiligten kommunizieren und rechtzeitig auf Anfragen reagieren. In den meisten Fällen werden sie Ihre Ehrlichkeit zu schätzen wissen, wenn sie nicht sogar die Herausforderungen nachvollziehen können, mit denen Ihr Team konfrontiert ist.
8. Überwinden Sie die Prokrastination – für eine bessere Arbeitseffizienz
Prokrastination ist der Feind der Effizienz. Wenn Sie Angst haben, eine gute Arbeit zu leisten, zu Perfektionismus neigen oder einfach nicht motiviert sind, stecken Sie wahrscheinlich im Zyklus der Prokrastination.
Es hilft, ein beruhigendes Umfeld zu schaffen, das die Konzentration fördert. Beruhigende Musik hören oder den Schreibtisch aufräumen – mit solch kleine Veränderungen können Sie schon Ihren Gemütszustand heben und Ihre Produktivität steigern.
Auch regelmäßige Pausen schaffen einen gesunden Abstand zwischen Ihnen und Ihrer Arbeit. Das kann Ihnen helfen, aus Ihrem Trott auszubrechen und eine neue Perspektive zu gewinnen. Wenn Sie mit „frischen Augen“ an Ihren Schreibtisch zurückkehren, fällt es Ihnen auch leichter, Ihre Arbeit objektiv zu betrachten, Fehler zu erkennen und Herausforderungen aus einem neuen Blickwinkel anzugehen.
Wenn Aufschieberitis ein Problem für Ihr Team ist, sollten Sie auf sie zugehen und sie ermutigen, darüber zu sprechen. Denken Sie daran, dass hinter der Prokrastination auch komplexere Probleme stecken können, wie etwa psychische Probleme.
Setzen Sie Effizienz am Arbeitsplatz in die Tat um.
Effiziente Teams sind glückliche Teams.
Mit diesen acht Strategien zur Verbesserung der Effizienz am Arbeitsplatz können Sie die Leistung Ihres Teams steigern und noch bessere Ergebnisse erzielen. Und nicht nur das: Mit mehr Zeit für die Dinge, die Ihnen wichtig sind, und einem zufriedeneren Team werden Sie sich dabei auch noch gut fühlen! Fangen Sie jetzt an und genießen Sie eine bessere, effizientere Art, Dinge zu erledigen.
