Ein Produzent mit einem klaren Ziel
ABENA ist ein dänischer Hersteller und Großhändler von Gesundheits- und Industrieprodukten, mit mehr als 2.000 Mitarbeitenden in 90 Ländern und 60 Jahren Erfahrung. Von der Babywindel über das digitale Trinkglas bis hin zu Gastronomieprodukten und Abfallmanagement deckt das Unternehmen alles ab.
Mit groß angelegten Projekten und ambitionierten Zielen, war das Optimieren interner Prozesse eines der wichtigsten Aufgaben auf der Liste von Julian Lehmann, dem Leiter für Change- & Prozessmanagement. Schon bevor er das Abena-Team verstärkte, war er begeisterter MeisterTask-Nutzer und ist deshalb auch federführend bei der Implementierung des Tools gewesen.
In meinem vorherigen Unternehmen wurde MeisterTask sehr gut angenommen, weil es so einfach zu benutzen war. Das Feedback war überwiegend positiv.
Julian Lehmann
Leiter Change- & Prozessmanagement
Zu viele Tools, zu wenig Transparenz
Als Julian im Januar 2025 zu Abena wechselte, war eine Vielfalt an Anwendung zur Organisation und Aufgabenverwaltung im Umlauf. Anstatt Effizienz zu fördern, wurde sie so aber eher gehindert. Mitarbeitende mussten zwischen Microsoft Planner, Jira, Monday und einem Unternehmensinternen Tool, sowie zusätzlichen Excel Tabellen und analogen Informationen hin und her springen.
Die Transparenz gemeinsamer Arbeit fehlte. Team A wusste nicht, dass Team B schon an einem Projekt arbeitet und hat das Projekt für sich noch mal aufgemacht. [...] Dadurch haben dann beispielsweise mehrere Leute zeitgleich an Themen gearbeitet, an denen sie besser zusammenarbeiten hätten sollen.
Julian Lehmann
Leiter Change- & Prozessmanagement
Zusätzlich mussten für jede Anwendung eigene Logins erstellt und Tool-spezifische Workflows definiert werden, wodurch die Arbeit unnötig kompliziert wurde.
Julian hat eine Chance gesehen, all das zu vereinfachen und Abläufe transparenter zu gestalten, deshalb hat er MeisterTask eingeführt. Er war sich sicher, dass das Tool, ebenso wie in seinem vorherigen Unternehmen, die richtige Lösung für Abena ist.
Reibungslose Einführung durch gestaffeltes Ausrollen
Um zu zeigen, wie MeisterTask in unterschiedlichen Teams und für unterschiedliche Prozesse eingesetzt werden konnte, entschied sich Julian für einen gestaffelten Roll-out der Anwendung.
In der ersten Phase hatten wir drei Benutzer, die es seit vielen Jahren kennen. Drei Benutzer sind dann noch abteilungsintern dazukommen und wir haben es erst einmal in der Abteilung präsentiert und getestet.
Julian Lehmann
Leiter Change- & Prozessmanagement
Mittlerweile hat die gesamte Führungsebene eine Einarbeitung in MeisterTask bekommen. Das Tool wird jetzt für abteilungsübergreifende Projektarbeit genutzt. Innerhalb der nächsten sechs Monate sollen noch 17 weitere Nutzer:innen geschult werden. Damit wird sich die Anwendung über alle Mitarbeiterebenen spannen.
Es kam sehr gut an, auch der Teaser. Das erste Feedback war super. Die Leute erkannten, dass sie so einfacher und effektiver zusammenarbeiten konnten.
Julian Lehmann
Leiter Change- & Prozessmanagement
Als Teil des Roll-outs wurden Teammitglieder aufgefordert, sich einfach durch die Plattform zu klicken und sie zu testen. Zur Unterstützung erstellte Julians Team eine MeisterTask-Projektvorlage mit vordefinierten Feldern. Dadurch wurden neue Projekte standardisiert und einheitliche Abläufe für alle Abteilungen und Nutzer:innen geschaffen. Außerdem war es so einfacher für Projektmanager:innen Fortschritte zu verfolgen und transparent zu teilen.
Vom E-Mail-Sturm zu zentraler Kommunikation
Der bisher größte Erfolg aus Julians Sicht war die Einführung eines zentralen “Projekt-Dashboards”. Damit hat die Führungsebene eine kompakte Übersicht über alle laufenden Projekte und deren Status. Eingeteilt wird in 3 Kategorien:
Klassische Projekte: Festgelegtes Start- und Enddatum, läuft durch das Kanban-System über mehrere Quartale
Permanente Projekte: Projekte, die fortlaufend betreut werden müssen, z. B. die Webseite
Abteilungsprojekte: Teamspezifische Aufgaben, die gezielt verwaltet und verfolgt werden
Da geht es darum, dass wir einen schnellen Weg haben, um mit Abteilungen im Austausch zu sein und zu sehen, woran sie arbeiten. Aber auch umgekehrt kann die Abteilung Stakeholder:innen einbinden. Weil wir generell, keine großen Fans von langatmigen Meetings sind.
Julian Lehmann
Leiter Change- & Prozessmanagement
In Julians Abteilung wird konkret mit einem geteilten Projekt-Board gearbeitet, das Teammitgliedern dabei hilft, tägliche Aufgaben im Blick zu behalten.
Alles, was an uns herangetragen wird – ob es aus einer Abteilung kommt oder von der Geschäftsführung –" platzieren wir erst mal im Backlog (Spalte A). Dann schauen wir in unseren wöchentlichen Jour Fixes, wie wir die Verantwortlichkeiten für die Aufgabenbearbeitung verteilen und ordnen es zu. Dann kommt es in die nächste Phase – in Bearbeitung. Und so weiter, bis es erledigt ist.
Julian Lehmann
Leiter Change- & Prozessmanagement
Strukturierte Aufgaben-Checklisten, Kommentare und Tags unterstützen die Organisation im Team weiter. Feedback wird zentral in jeder Aufgabe dokumentiert und relevante Stakeholder:innen werden als Beobachter hinzugefügt. Damit werden Sie über jegliche Aktivitäten informiert. Dadurch konnten projektbezogene E-Mails deutlich reduziert werden.
Wir haben es im alten Unternehmen geschafft, dass E-Mails praktisch nur für Terminplanungen benutzt und zu über 90 % reduziert wurden. Anstelle dass wir E-Mails schicken, gehen die Leute ins entsprechende Board und platzieren ihre Aufgabe dort.
Julian Lehmann
Leiter Change- & Prozessmanagement
Durch die zentrale Arbeitsverwaltung in MeisterTask ist es außerdem gelungen, die Meetings zu reduzieren, denn Projekte brauchen keine physischen Besprechungstermine mehr, um vorwärts zu kommen. Ein wichtiger Punkt, der Abenas flexibles Arbeitsmodell unterstützt.
In den kommenden Monaten sind laut Julian noch einige großartige Verbesserungen zu erwarten. Mit MeisterTask als Kernstück der Projektmanagementstrategie, werden Zusammenarbeit gefördert, Transparenz gesteigert und Ineffizienzen reduziert, wodurch Abena als vernetztes und produktives Unternehmen weiter wachsen kann.
