Eine Stadt, mit Produktivität im Blut
In der Stadt Gütersloh in Deutschland ist das Streben nach Produktivität Teil der regionalen DNA. Davon getrieben, erkannte der ehemalige Bürgermeister Henning Schulz die Notwendigkeit zur Digitalisierung. Die Arbeit der gesamten Stadtverwaltung sollte digitalisiert werden. Höchste Priorität: die Stadt effizienter machen. Die Suche nach einer Softwarelösung, die dieses Vorhaben unterstützen konnte, begann und wenig später wurde MeisterTask ausgerollt.
Die Herausforderung: Verstaubte Prozesse bremsen den Fortschritt
Wollen und tun sind zwei verschiedene Dinge. Das stellte auch Carsten Schlepphorst, Fachbereichsleiter für Personal, Organisation und IT der Stadt Gütersloh, fest. Im Jahr 2018 schöpfte die Stadt ihr Produktivitätspotenzial bei weitem nicht aus. Langwierige Abstimmungsprozesse – besonders bei abteilungsübergreifenden Projekten – erschwerten die Zusammenarbeit erheblich. Aufgaben wurden auf Notizzetteln festgehalten, in persönlichen Meetings besprochen und gingen dabei nicht selten verloren oder wurden vergessen.
Gütersloh war bereit für eine Neuausrichtung. Die Stadt wollte transparenter arbeiten, Arbeitsabläufe optimieren und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen reibungsloser gestalten. Eine effektive Aufgabenmanagement-Lösung sollte die tägliche Arbeit, das Organisieren von Abteilungsmeetings, Informationssitzungen mit dem Bürgermeister und komplexe abteilungsübergreifende Projekte vereinfachen.
Carsten war klar, um den Erfolg einer neuen Software zu garantieren, musste sein Kollegium die Anwendung schnell verstehen und einsetzen können. Voraussetzungen, die MeisterTask als intuitives, benutzerfreundliches Tool vollständig erfüllte.
Mit MeisterTask war keine große Implementierung notwendig: Man registriert sich und lädt die App herunter, der Rest ist selbsterklärend.
Carsten Schlepphorst
Fachbereichsleiter für Personal, Organisation und IT, Stadt Gütersloh
Die Lösung: Transparente Aufgabenübersicht mit MeisterTask
Mit MeisterTask gelang es der Stadt Gütersloh schnell, die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu optimieren. Es wurde eine zentrale Übersicht über Aufgaben und Projektstatus erstellt, was den Informationstransfer erheblich verbesserte, während langwierige Besprechungen reduziert werden konnten. Statt Aktualisierungen und Fortschrittsberichte als E-Mail-Anhänge zu versenden, wurden alle relevanten Informationen direkt in den Aufgaben in der Übersicht dokuemntiert und somit an einem zentralen Ort für alle zugänglich gemacht.
Dank der unkomplizierten Benutzeroberfläche von MeisterTask war die Einführung der Anwendung einfach und reibungslos. Teams haben begonnen, das Tool ganz selbstverständlich zu nutzen – die Akzeptanzrate war hoch.
“Man muss das Rad hier nicht neu erfinden, sondern am besten einfach mal machen. MeisterTask überzeugt, weil jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin die Software sofort versteht und für die meisten Projekte keine komplexen Spielereien notwendig sind”
Für die Organisation und Planung wichtiger strategischer Initiativen in der Stadtverwaltung wurde MeisterTask bald unabdingbar.
“Gerade für die Verwaltungsinitiative setzen wir besonders auf MeisterTask. Wir werden die Digitalisierung der Verwaltungsbehörden schrittweise durchführen und die Projektplanung und -steuerung soll weitestgehend in MeisterTask stattfinden. ”
Das Ergebnis: Schlanke Bürokratie und flexible Projektsteuerung
Eines der wichtigsten Projekte, das die Stadt Gütersloh bisher mit MeisterTask umgesetzt hat, war das Bauinvestitionscontrolling. Alle Bauprojekte in den Bereichen Hochbau, Tiefbau und Grünflächenmanagement, die eine gewisse Größe erreichen, werden in ein eigenes MeisterTask-Board aufgenommen.
In dieser zentralen Übersicht werden nicht nur Projektfortschritte erfasst, sondern auch etwaige Abweichungen von Kosten, Projektdauer und Qualität. Jedes Bauvorhaben wird außerdem einer von drei Spalten zugewiesen. So ist auf einen Blick ersichtlich, welche Projekte nach Plan laufen, welche im Verzug sind oder wo geplante Kosten überschritten werden. Dadurch können die Ressourcen der Stadt effektiv verwaltet und der Kurs eines Bauvorhabens bei Bedarf schnell korrigiert werden.
Für ihre hervorragende Arbeit an digitalen Projekten, wurde Gütersloh im September 2020, gemeinsam mit 31 anderen Regionen in Deutschland für das Programm “Modellprojekt Smart Cities” nominiert. Trotz der Lorbeeren bleibt der Blick aber nach vorne gerichtet. Innovative Ansätze und zukunftsweisende Ideen sind fester Bestandteil dessen, was Gütersloh ausmacht. Eine Stadt, die an sich selbst arbeitet, um das Leben Ihrer Bürger:innen und den Arbeitsalltag jener zu verbessern, die die Stadt am Laufen halten.
