Vorlage für die Digitalisierung

Was ist Digitalisierung?

Digitalisierung bedeutet, von verstreuten analogen Prozessen zu vernetzten digitalen Arbeitsabläufen überzugehen. Dies kann bedeuten, persönliche Besprechungen durch asynchrone Kommunikation zu ersetzen oder traditionelle Tabellenkalkulationen mit fortschrittlichen Datenmanagement-Tools abzulösen.

Letztlich ist das Ziel der Digitalisierung, die Arbeit effizienter und effektiver zu gestalten.

Digitale Arbeitsabläufe sind einfacher zu verwalten als analoge Arbeitsabläufe.

• Sie sind transparenter: Informationen können in Echtzeit aktualisiert und jederzeit abgerufen werden.

• Sie sind sicherer: Informationen gehen weniger wahrscheinlich verloren oder werden verlegt.

• Sie sind flexibler: Updates können sofort kommuniziert und Änderungen schnell vorgenommen werden.

Dadurch:

• sparen Sie Zeit

• verbessern Sie die Qualität und Genauigkeit der Arbeit

• identifizieren Sie Fehler oder Engpässe schneller

• arbeiten Sie effektiver als Team zusammen

Digitalisierung ist unerlässlich, um als Organisation wettbewerbsfähig zu bleiben, unabhängig von Ihrer Branche. Mit den richtigen Werkzeugen und Ressourcen werden Sie die Vorteile der Digitalisierung in kürzester Zeit genießen können.

Wann sollten Sie die Digitalisierungsvorlage verwenden?

Diese Vorlage rationalisiert den Digitalisierungsprozess, indem sie ihn in leicht verständliche Schritte unterteilt, sodass nichts durchrutscht. Sie bietet einen Überblick über die wichtigsten Digitalisierungsaufgaben, von der Prüfung und Bewertung bestehender Offline-Prozesse bis hin zur Recherche digitaler Tools und der Implementierung neuer digitaler Arbeitsabläufe.

Verwenden Sie Ihre Vorlage, um zu planen, was wann und von wem erledigt werden muss. Delegieren Sie Aufgaben, indem Sie sie den richtigen Stakeholder:innen zuweisen, und legen Sie Fristen für die Erledigung von Aufgaben fest. Dies stellt sicher, dass Ihre Digitalisierungsstrategie von allen in Ihrem Team umgesetzt wird und dass alle Projektmitglieder vor Beginn der Arbeit auf Ziele und Anforderungen abgestimmt sind. 

Verwenden Sie Ihre Digitalisierungsvorlage als zentrale Drehscheibe, von der aus alle zugehörigen Projekte und Dokumente verlinkt sind. Betrachten Sie diese Vorlage als Ihre zentrale Informationsquelle für Ihr Digitalisierungsprojekt. Greifen Sie während des gesamten Projekts darauf zurück, um sicherzustellen, dass die Arbeit gemäß dem gesetzten Zeitplan voranschreitet.

So verwenden Sie die Digitalisierungsvorlage

Mit der Digitalisierungsvorlage können Sie Ihr Digitalisierungsprojekt erfolgreich planen, organisieren und durchführen. Folgen Sie der Schritt-für-Schritt-Anleitung und holen Sie das Beste aus Ihrer Vorlage heraus:

Schritt 1: Passen Sie die Vorlage an Ihren Arbeitsablauf an

Wenn Sie die Vorlage öffnen, sehen Sie sechs Abschnitte auf Ihrem Board: Planen, Einrichten, Testen, Kommunizieren & Trainieren, Verfolgen und Abschließen.

Indem Sie Ihre Aufgaben in Projektabschnitte organisieren, können Sie diese methodisch und chronologisch abarbeiten. Zum Beispiel müssen Sie den Status quo bewerten, Möglichkeiten identifizieren und Ihr Projekt planen, bevor Sie mit der Einrichtung neuer Tools oder Prozesse beginnen.

Denken Sie daran, diese Vorlage ist nur ein Leitfaden. Sie können die Abschnitte problemlos bearbeiten, um sie an Ihren bevorzugten Arbeitsablauf anzupassen.

Schritt 2: Aufgaben überprüfen, anpassen und zuweisen

Überprüfen Sie die Aufgaben in der Vorlage, arbeiten Sie die empfohlenen Ressourcen durch und achten Sie auf die Checklistenpunkte. Füllen Sie aus, was Sie können, und bearbeiten Sie gerne Details oder fügen Sie zusätzliche Aufgaben hinzu.

Als Nächstes passen Sie den Zeitplan und das Fälligkeitsdatum für jede Aufgabe entsprechend Ihrem Projektzeitplan an:

• Um eine Frist für eine Aufgabe festzulegen, öffnen Sie Ihre Aufgabe und klicken Sie auf das Kalendersymbol in der Aufgaben-Seitenleiste.

• Um die Dauer einer Aufgabe festzulegen, klicken Sie auf das Zeitleistensymbol in der Aufgaben-Seitenleiste und wählen Sie den Start- und Endtermin Ihrer Aufgabe aus.

Weisen Sie jede Aufgabe dem Teammitglied zu, das dafür verantwortlich sein soll. Beispielsweise können Sie Aufgaben mit Kommunikationsschwerpunkt dem:der Marketingleiter:in Ihrer Organisation zuweisen und die Aufgaben der Projektplanung sich selbst.

Achten Sie darauf, wichtige Stakeholder:innen frühzeitig einzubeziehen, um sich auf den Zeitplan und die Maßnahmen abzustimmen.

Schritt 3: Überwachen Sie den Fortschritt

Ermutigen Sie die Aufgabeninhaber:innen, Elemente abzuhaken, wenn sie erledigt sind. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, klicken Sie auf Aufgabe abschließen und verschieben Sie sie in den Abschnitt Abgeschlossen auf Ihrem Board.

Verwenden Sie das Board, um den Projektfortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Arbeit pünktlich geliefert wird. Besprechen Sie aufgabenbezogene Probleme in den Aufgabenkommentaren und verwenden Sie die @-Funktion, um Stakeholder:innen direkt zu markieren und zu benachrichtigen.

Ein orangefarbenes Überfällig-Label wird bei jeder überfälligen Aufgabe angezeigt. Dadurch können Sie auf einen Blick sehen, was verzögert ist, und sich mit Ihrem Team in Verbindung setzen, um Probleme oder Engpässe zu beheben. Sie können Ihren Aufgabenzeitplan und das Fälligkeitsdatum bei Bedarf problemlos aktualisieren.

Schritt 4: Berichten und optimieren

Klicken Sie auf das Symbol "Berichte" im linken Menü Ihres Projektboards, um die Teamleistung zu bewerten. Sie können wichtige Statistiken wie Projektleistung, Aufgabenerledigung, erfasste Zeit und mehr einsehen.

Sie können auch Feedback vom Team sammeln, um den Arbeitsablauf zu verbessern und zu optimieren. Möglicherweise müssen Sie mehr Zeit für bestimmte Aufgaben einplanen oder Ressourcen von einer Aufgabe zu einer anderen verschieben.

Dies wird Ihnen nicht nur helfen, Ihr aktuelles Projekt zu verbessern, sondern Sie können Ihre Erkenntnisse auch auf zukünftige Digitalisierungsprojekte anwenden.