Was ist Problemverfolgung?
Problemverfolgung ist der Prozess des Identifizierens, Dokumentierens und Managens von Problemen, die während eines Projekts auftreten. Dies kann alles von technischen Fehlern und Systemfehlern bis hin zu Benutzer:innenfragen und Funktionsanfragen umfassen.
Problemverfolgung bringt Transparenz und Verantwortlichkeit in Ihre Projekte. Sie gibt Teams eine klare Struktur, um schnell auf Probleme zu reagieren und stellt sicher, dass keine Details übersehen werden.
Die Verwendung eines Aufgabenmanagement-Tools für die Problemverfolgung hilft Ihnen, einen klaren Ablauf zu erstellen, der sicherstellt, dass Probleme effizient zugewiesen und gelöst werden. Dies ist besonders hilfreich für größere und komplexere Initiativen wie organisatorische Veränderungen und digitale Transformationsprojekte.
Hauptvorteile der Problemverfolgungsvorlage
Digitaler Wandel bringt oft Fragen mit sich – und dieses Board hilft Ihnen, diese ohne Verzögerung zu beantworten. Mit der Vorlage zur Problemverfolgung in MeisterTask können Sie:
Feedback schnell erfassen: Protokollieren Sie jedes Problem, sobald es gemeldet wird.
Organisiert bleiben: Verwenden Sie Tags, um Aufgabenpriorität und Komplexität klar über dringende Aufgaben anzugeben.
Die Einführung unterstützen: Erklären Sie, wie die neuen Tools und Prozesse funktionieren, um Ihrem Team zu helfen, selbstständig zu arbeiten.
Die Lösung optimieren: Weisen Sie Aufgaben zu, verfolgen Sie Fortschritte und kommunizieren Sie Korrekturen transparent.
Teams informieren: Pflegen Sie eine zentrale Informationsquelle für häufige Fragen oder Blockaden.
Lernen und optimieren: Lernen Sie aus wiederkehrenden Herausforderungen und dokumentieren Sie die Lösungen, um Prozesse zu optimieren.
Wie Sie die Vorlage für die Problemverfolgung verwenden
Die Verwendung dieser Vorlage zur Problemverfolgung erleichtert die Unterstützung Ihres Teams während des gesamten Digitalisierungsprozesses. Von der ersten Frage bis zur endgültigen Behebung wird jedes Problem klar verfolgt, schnell gelöst und zur zukünftigen Bezugnahme dokumentiert.
So legen Sie los:
Schritt 1: Richten Sie Ihren Problemverfolgungs-Workflow ein
Wenn Sie die Vorlage öffnen, sehen Sie ein klassisches Kanban-Board mit Standardbereichen wie „Probleme“, „Überprüfen“ und „In Bearbeitung“. Diese Bereiche stellen den Lebenszyklus eines Problems dar – von der ersten Meldung bis zur Fertigstellung.
Wenn Sie ein Digitalisierungsprojekt durchführen, empfehlen wir, dieses Board direkt von Ihrem Hauptprojektboard aus zu verlinken – so können Benutzer:innen leicht finden, wo sie Fragen oder Probleme melden können.
Schritt 2: Teilen Sie das Board mit Ihrem Team
Um Ihr Team einzuladen, klicken Sie oben auf Ihrem Projektboard auf den Projektnamen. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Teilen“ aus und geben Sie dann die E-Mail-Adresse der Benutzer:innen ein, die Sie Ihrem Projekt hinzufügen möchten.
Schritt 3: Organisieren Sie eingehende Probleme
Wenn jemand einen Fehler, eine Blockade oder ein Feedback-Element meldet, sollte er oder sie eine neue Aufgabe erstellen und ihr einen klaren Titel geben – zum Beispiel „Kann nicht auf die aktualisierte Intranet-Seite zugreifen“ oder „Link zum Schulungsvideo funktioniert nicht“. Ermutigen Sie Ihr Team, Screenshots, Links und Schritte zur Reproduktion des Problems anzugeben. Dies beschleunigt die Fehlerbehebung erheblich.
Wenn Sie eine Aufgabe an jemand anderen delegieren, öffnen Sie die Aufgabe, klicken Sie oben im Aufgabenfenster auf „Nicht zugewiesen“ und wählen Sie den Namen der Person aus dem Dropdown-Menü aus.
Denken Sie daran, ein Fälligkeitsdatum festzulegen, um sicherzustellen, dass die Aufgabe innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens bearbeitet wird, und verwenden Sie Tags, um Aufgabenpriorität und Komplexität anzugeben.
Schritt 4: Verfolgen und kommunizieren Sie den Fortschritt der Lösung
Wenn Aufgaben durch den Workflow wandern, ziehen Sie sie per Drag-and-Drop in die entsprechende Spalte, um die Teammitglieder über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. Teammitglieder können direkt in der Aufgabe kommentieren, um Updates bereitzustellen, Nachfragen zu stellen oder zu bestätigen, wann ein Problem gelöst ist.
Verwenden Sie das „@“, um Kolleg:innen zu markieren und sicherzustellen, dass sie benachrichtigt werden. Dies hilft, E-Mail-Threads zu vermeiden und die Kommunikation zu zentralisieren.
Schritt 5: Optimieren Sie Ihren Workflow
Mit der Berichtsfunktion von MeisterTask können Sie sehen, wie viele Aufgaben erledigt werden, wie schnell Probleme gelöst werden und wer was bearbeitet. Diese Einblicke helfen Ihnen, wiederkehrende Probleme, Bereiche, in denen das Team möglicherweise mehr Unterstützung benötigt, oder Möglichkeiten zur Optimierung Ihres Workflows zu identifizieren.
Ermutigen Sie Ihr Team, Feedback zur Board-Einrichtung zu geben. Ist etwas unklar? Könnte ein neuer Tag oder Abschnitt die Dinge erleichtern? Selbst kleine Änderungen können zu großen Verbesserungen führen, also überprüfen und optimieren Sie Ihren Workflow unbedingt im Laufe der Zeit.
