Was ist ein Prozessaudit?
Ein Prozessaudit hilft Ihnen, eine Bestandsaufnahme davon zu machen, wie die Dinge in Ihrer Abteilung laufen – insbesondere jener Arbeitsabläufe, die noch in der Offline-Welt feststecken. Es ist Ihre Chance, zu planen, was geändert werden muss und wie Sie dies schnell und reibungslos umsetzen können.
Die Überprüfung und Bewertung Ihrer Prozesse ist der Ausgangspunkt für das Treffen intelligenter strategischer Entscheidungen. Sobald Sie wissen, was verbessert werden muss, können Sie einen soliden Plan erstellen, um Änderungen einzuführen und die Auswirkungen für langfristigen Erfolg zu überwachen.
Warum sollten Sie die Prozessaudit-Vorlage verwenden?
Bei so vielen beweglichen Teilen können Digitalisierungsprojekte knifflig sein. Die Prozessaudit-Vorlage von MeisterTask kann da helfen.
Sehen Sie das Gesamtbild. Sie wissen genau, welche Aufgaben offline, in Bearbeitung oder bereits digitalisiert sind.
Erkennen Sie Engpässe frühzeitig. Sie können Aufgaben markieren, die in der Überprüfung feststecken oder auf Klärung warten.
Arbeiten Sie abteilungsübergreifend zusammen. Sie können IT, Rechtsabteilung und Verwaltung in Echtzeit mit voller Transparenz einbeziehen.
Halten Sie Vorschriften ein. Sie können deutlich kennzeichnen, was – etwa wegen Vorschriften und Richtlinien – nicht digitalisiert werden kann.
Priorisieren Sie einfacher. Sie können Tags verwenden, um Dringlichkeit, Komplexität oder Abhängigkeiten anzuzeigen.
Arbeiten Sie unkompliziert. Keine Tabellenkalkulationen, kein Rätselraten – Sie machen es einfach: Aufgaben erstellen, voranbringen und erledigen.
So verwenden Sie die Prozessaudit-Vorlage
Mit dem Prozessaudit-Board bleibt Ihr Projekt auf Kurs, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu verursachen. So legen Sie los:
Schritt 1: Passen Sie Ihr Prozessaudit-Board an
Öffnen Sie die Vorlage und Sie sehen Abschnitte wie Aufgaben (Offline), Klärung notwendig, In Arbeit und Digitalisiert. Diese geben Ihnen einen schnellen Überblick darüber, wo jeder Prozess steht.
Sie können Abschnitte umbenennen, neue hinzufügen oder entfernen, was Sie nicht benötigen. Es geht darum, dass das Board für Ihren Workflow funktioniert – und nicht umgekehrt.
Schritt 2: Fügen Sie Ihre Aufgaben hinzu
Erstellen Sie für jeden Offline-Prozess eine neue Aufgabe. Fügen Sie wichtige Informationen in die Aufgabenbeschreibung ein und verwenden Sie die Checklisten, um Aufgaben in kleinere Aktionspunkte aufzuteilen. Um ein Fälligkeitsdatum für jede Aufgabe festzulegen, öffnen Sie einfach die Aufgabe und klicken Sie auf das Kalendersymbol in der Aufgaben-Seitenleiste.
Verwenden Sie Tags, um die Aufgabenpriorität anzuzeigen und konzentriert zu bleiben, während Sie das Board bearbeiten.
Schritt 3: Verfolgen Sie Ihren Fortschritt
Wenn Aufgaben voranschreiten, ziehen Sie sie in neue Abschnitte. Wenn ein Prozess mehr Informationen benötigt, verschieben Sie ihn nach Klärung notwendig und verwenden Sie das @, um die Person zu erwähnen, die helfen kann. Genehmigung erhalten? Verschieben Sie ihn nach In Arbeit. Fertig? Legen Sie ihn in Digitalisiert ab.
Sie können das Board auch verwenden, um zu dokumentieren, welche Prozesse nicht digitalisiert werden können – sei es aus Compliance-Gründen oder aufgrund logistischer Einschränkungen. Dies hilft, Zeitverschwendung zu vermeiden und die Erwartungen realistisch zu halten.
Schritt 4: Überprüfen und optimieren
Verwenden Sie den Reiter Berichte in MeisterTask, um zu verfolgen, wie Ihr Projekt voranschreitet. Sie sehen, wie viele Aufgaben in Bewegung sind, was überfällig ist und welche Abteilungen am stärksten beschäftigt sind. Verfeinern Sie Ihren Arbeitsablauf fortlaufend, bis Ihr Digitalisierungsprojekt abgeschlossen ist.
