Chelsi Jo Moore: Dinge erledigen und Vorbild sein
Chelsi Jo Moore bezeichnet sich selbst als „Corporate Mom“, da sie als CEO, Podcasterin und Produktivitätscoach Beruf und Privatleben erfolgreich vereint. Auf der Suche nach einem guten Tool, um ihren vollen Terminkalender zu verwalten, hat sie ihr eigenes Total Online Business Operation System (TOBOS) entwickelt, das auf MeisterTask und MindMeister basiert.
Seit 2020 hat Chelsi ihr Coaching-Geschäft mit der Meister-Software rasch ausgebaut, ein Team eingelernt und vielbeschäftigten Unternehmer:innen geholfen, „ihr Leben zurückzubekommen“. Über 1.000 Frauen haben ihren Home-Management-Kurs absolviert und ihr TOBOS-Programm ist sehr gefragt: 15 CEOs haben bereits die Beta-Phase durchlaufen.
Das Problem: Vielbeschäftigten Unternehmer:innen helfen, sich zu organisieren – und Zeit zu sparen
Bevor Chelsi anderen beibrachte, wie man sich mit MeisterTask und MindMeister organisiert, suchte sie nach Tools, um ihren eigenen Zeitplan besser zu verwalten. Ihr Ziel: Mehr Zeit für das freizuschaufeln, was ihr am wichtigsten ist – gemeinsame Zeit mit ihren Kindern. Bei ihrer Suche stieß sie auf ClickUp und Asana. Allerdings überwältigte sie schon beim Ausprobieren die schiere Menge an Funktionen – ein Reinfall also. Eines Tages stach ihr dann ein Bild des Mapping-Prozesses mit MindMeister ins Auge und so nahm ihre Reise mit Meister ihren Lauf.
Als die Pandemie ausbrach, stand Chelsi, wie viele andere auch, plötzlich ohne Arbeit da (als Dolmetscherin waren persönliche Treffen unabkömmlich). Sie ließ diese unerwartete Wendung nicht ungenutzt und konzentrierte sich stattdessen voll und ganz darauf, ihr Coaching-Nebengewerbe effizient aufzubauen, indem sie ihre Nutzung von MindMeister und MeisterTask ausfeilte. Schon bald begannen Freunde und Bekannte sich bei ihr zu melden, um ihr Geheimnis zu erfahren. Denn genau wie Chelsi versuchten sie, von zu Hause aus Geld zu verdienen und ihre Arbeit mit familiären und sozialen Verpflichtungen in Einklang zu bringen.
Sie fragten, ‚Wie wächst dein Geschäft so schnell?‘ und ‚Wie schaffst du diese Beständigkeit?‘. Jede Woche wurde alles pünktlich erledigt und nichts blieb liegen. Da habe ich angefangen, ihnen die Grundlagen meines Home-Management-Systems in MeisterTask beizubringen.
Chelsi Jo Moore
CEO, Produktivitätscoach und Podcasterin
Als ihr Home-Management-System regen Zulauf fand, erkannte Chelsi – oftmals bei denselben Personen – enormen Bedarf nach einer geschäftsbezogenen Variante ihres Ansatzes. Daraufhin entwickelte sie ihren TOBOS-Kurs und nahm 15 CEOs als Teil der Beta-Phase auf. Diese verdienten zwar 6- bis 7-stellige Gehälter, allerdings oft auf Kosten ihres Privatlebens und ihrer mentalen Gesundheit. Auf diesem Interessenkonflikt baut TOBOS auf, indem es einen Weg aufzeigt, erfolgreich zu sein und gleichzeitig als Ausgleich Zeit für sich selbst und die Liebsten zurückzugewinnen.
Die Beteiligung am TOBOS-Programm ist zwar hoch, jedoch beobachtet Chelsi, dass Teilnehmer:innen oft zögern, Zeit aufzubringen, um neue Tools zu erlernen. Für CEOs ist es kontraintuitiv, das Tempo zu drosseln, erklärt Chelsi, da sie sich kaum über Wasser halten können. Einige bleiben lieber bei vertrauten Tools, selbst wenn diese ihnen nicht behilflich sind.
“Ich kenne Leute, die alles in ClickUp haben. Sie haben mehrere ClickUp-Spezialisten eingestellt, die Ihnen helfen es zu benutzen. Trotzdem möchten sie das Tool nicht wechseln. Ich habe sie darin fit gemacht, TOBOS einzusetzen, sogar soweit, dass sie es in ClickUp anwenden können. Dies ist aber kein Zuckerschlecken, weil es so kompliziert ist. Tools wie ClickUp haben zu viele Hintertüren und Funktionen, die eine produktivitätsschmälernde Sogwirkung haben.”
Was aber bringt nun selbst Chelsis wechselmüde TOBOS-Studierende dazu, auf MeisterTask umzusteigen? Kurz gesagt, dass es so einfach zu bedienen ist. Chelsi berichtet:
“Ich hatte eine CEO im Programm, die Asana-Nutzerin war. Während der Schulung führte ich sie an MeisterTask heran. Zunächst wollte sie bei Asana bleiben. Als sie aber anfing, die Prozesse in der Software anzuwenden, erkannte sie, wie viel einfacher es in MeisterTask sein würde. Visuelles Rauschen trägt zu einem Mangel an Effizienz und Effektivität bei und es überwältigt. MeisterTask ist visuell viel aufgeräumter als Asana und ClickUp. Das ist einer der Gründe, warum ich mich für MeisterTask entschieden habe und es meinen Studierenden stets empfehle.”
Die Lösung: Ein systematischer Ansatz für das Workflow-Management mit MeisterTask und MindMeister
Da MeisterTask auf Einfachheit ausgelegt ist, kann Chelsi umfassende und robuste Workflows als Teil ihres TOBOS einrichten und dabei den Überblick behalten. Der Haupt-Workflow ist die Drehscheibe oder das „Cockpit“. Hier ist jedes Projekt zentral organisiert. Jede Aufgabe auf dem Board ist mit externen Workflows verknüpft, wodurch ein strukturiertes Netzwerk von Projekten und Aufgaben entsteht. Nach diesem Prinzip bewältigt sie ihre eigenen Geschäftsabläufe und vermittelt denselben Ansatz ihren TOBOS-Studierenden.
Jeden Monat wird ein neues Cockpit-Projekt erstellt, das mehrere Spalten enthält: Ereignisse, To-dos, In Arbeit, Erledigt, Monatsaufgaben und Meetings. Diese betreffen die Handhabung der verschiedenen Programme, die Chelsi betreibt, allgemeine Geschäftsabläufe sowie Tätigkeiten für ihren Podcast etc. Wichtig ist, dass sich immer nur eine Aufgabe „In Arbeit“ befindet. Dies hilft Chelsis Team, Prioritäten zu setzen und Chelsi genau zu sehen, woran ihr Team gerade arbeitet. Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, sorgt eine Automation dafür, dass diese in die „Erledigt“-Spalte verschoben wird. Dadurch ist das Board jederzeit aktuell und übersichtlich.
Jedes im Google-Kalender des Unternehmens neu geplante Meeting wird automatisch über die MeisterTask Google-Kalender-Integration zum Board hinzugefügt. Sobald ein Meeting gebucht ist, werden zur dazugehörigen Aufgabe automatisch Besprechungsnotizen, eine Agenda und eine Checkliste zur Nachbereitung hinzugefügt. Nach Beendigung des Meetings wird jeder Punkt, den Chelsi nicht im vorgegebenen Zeitrahmen abhandeln konnte:
in eine To-do-Meeting-Aufgabe zur Wiedervorlage umgewandelt,
mit dem Datum getaggt, an dem Chelsi ihn in Angriff nehmen kann, und dann
in die Spalte „Meeting Dock“ verschoben.
Die Integrationen von MeisterTask spielen in Chelsis TOBOS-Geschäftssystem eine maßgebliche Rolle. In einem separaten Projekt-Board hat Chelsi einen Workflow fürs Verwalten von E-Mails eingerichtet, der die Integration von MeisterTask mit Google Workspace nutzt.
“Früher musste ich in der Inbox erst in einen bestimmten Ordner gehen, um meine E-Mails zu überprüfen. Da sie gemeinsam genutzt wird, konnte ich alles sehen, was sonst noch reinkam. Vieles davon war für mich nicht relevant, was extrem störend und zeitraubend war. Jetzt verwaltet meine Praktikantin den Posteingang. Wenn ich auf eine E-Mail antworten muss, drückt sie einfach das Integrations-Add-on. Die E-Mail landet dann als Aufgabe in einer Spalte im MeisterTask-Projektboard und wird mir sofort automatisch zugewiesen.”
Es gibt mehrere Spalten im Board, die es Chelsis Praktikantin ermöglichen, E-Mails nach Typ zu kategorisieren: von Studierenden-Feedback bis zu Podcast-Funktionsanfragen. Chelsi erläutert:
“Ich verschiebe die Aufgabe in ihre Spalte, sobald ich meine Antwort in MeisterTask übermittelt habe, denn ich antworte persönlich auf jede E-Mail, es sei denn, es handelt sich um eine generische Anfrage. Sie kopiert dann die Antwort und fügt sie in die jeweilige E-Mail ein. Dieser Prozess ist äußerst effizient und erlaubt es mir, mich auf strategische Arbeiten zu konzentrieren.”
Dank MeisterTask ist es Chelsi möglich, Arbeit an ihre Praktikumskräfte zu vergeben, ohne sich im Micromanagement zu verzetteln. Sie verdeutlicht:
“Ich gebe meinen Praktikumskräften ihre Zugangsdaten und sie finden sich ganz ohne Erfahrung oder Schulung problemlos in MeisterTask zurecht. Es ist unglaublich leicht handzuhaben.”
Chelsi hat für Praktikumskräfte ein zentrales Projektboard zum strukturierten Abarbeiten ihrer Aufgaben erstellt. Aufgaben hierauf sind mit einem externen Workflow aus dem Cockpit verknüpft. Jede Spalte steht für eine neue Woche und jede Praktikumskraft hat eigene Aufgaben mit To-dos in Form einer Checkliste. Die Checklisten sind ebenfalls nach Wochen gegliedert und enthalten Links zu Schulungsmaterial, bewährten Verfahren etc. Mit Abhaken der To-dos wandert die Aufgabe über das Projektboard, so dass die Praktikumskräfte – und Chelsi – ihre Fortschritte im Vergleich zu anderen verfolgen können. Auf diese Weise managt Chelsi auch die Fortschritte ihrer TOBOS-Studierenden. Auch sie haben ihr eigenes Projektboard, das ähnlich eingerichtet ist, mit Aufgaben und Materialien, die auf ihre Lernziele zugeschnitten sind. Im Grunde funktioniert der Prozess für viele verschiedene kundenorientierte Anwendungsfälle.
Obwohl sowohl Chelsis systematischer Ansatz als auch MeisterTask sehr vielseitig sind, können sich manche anfangs nur schwer vorstellen, wie sie beide Systeme effektiv für ihre Zwecke kombinieren können. Hier kommt MindMeister ins Spiel. Chelsi teilt eine passende Analogie:
“Using MindMeister and MeisterTask together is like organizing your closet. You pull everything out, you get your pajamas away from your work clothes – you sort everything into piles. But you don’t just leave them on your bed. You’ve got to organize them and put them back into your closet! Just as you wouldn’t leave your clothes on your bed, you can’t just leave information in a mind map – it needs to be moved over into MeisterTask so it can be actioned.”
The key benefit of MindMeister for Chelsi: Clarity.
“MindMeister und MeisterTask zusammen zu nutzen, ist vergleichbar mit dem Aufräumen Ihres Kleiderschranks. Sie nehmen alles heraus, trennen Ihre Pyjamas von Ihren Hosen und sortieren alles in Stapel. Diese lassen Sie nicht einfach auf Ihrem Bett liegen. Stattdessen legen Sie sie geordnet wieder in den Schrank. Genauso verfahren Sie mit Informationen. Sie belassen diese nicht in einer Mindmap, sondern übertragen sie in MeisterTask, damit sie realisiert werden.”
Das Ergebnis: 30.000 $ eingespart – und mehr Zeit fürs Wesentliche
Mit ihrem Laserfokus und systematischem Denken hat Chelsi ein robustes, totales Online-Business-Management-System mit MeisterTask als Herzstück geschaffen. Die gut durchdachten Funktionen des Tools zusammen mit Automationen und Integrationen helfen Chelsi dabei, komplexe Workflows zum Leben zu erwecken, während die übersichtliche und bedienungsfreundliche Oberfläche die Verwaltung dieser umfassenden Prozesse vereinfacht.
MindMeister bietet Chelsi und ihren Studierenden einen Ort, an dem sie große Mengen an Informationen organisieren und strukturieren sowie Aktionspunkte identifizieren können, bevor sie diese zur Umsetzung in MeisterTask transferieren. Kombiniert helfen die Tools Chelsi und nun über tausend ihrer Studierenden, produktiver zu arbeiten, was Geld sowie Zeit einspart.
“Ich führe mein Unternehmen in 20 bis 25 Wochenstunden. Klar habe ich noch Mitwirkende, die 15 bis 25 Stunden pro Woche arbeiten – ich stemme es also nicht alleine. Aber, dass ein CEO nur 20 Stunden pro Woche aufwendet, ist außergewöhnlich. Und das gilt nicht nur für mich. Alle meine Studierenden sagen, dass sie mit meinem System in MeisterTask Zeit und Geld sparen.”
Chelsi, die stets einen Schritt voraus denkt, ist zu einer Art Kupplerin zwischen CEOs und Assistierenden geworden.
“CEOs, die das Programm absolvieren, möchten eine rechte Hand, die TOBOS-zertifiziert ist. Jemanden, der das System und die Software kennt und beide zusammen zur Maximierung der Produktivität zu nutzen weiß. Ziehen beide am selben Strang, vereinfacht dies die Kollaboration.”
Eine von Chelsis Programmabsolventinnen konnte ihre Betriebsabläufe optimieren und 30.000 $ pro Jahr einsparen. Indem sie „alles als Mindmap darstellte und in MT umsetzte“, konnte sie ihr Unternehmen umstrukturieren, Kosten massiv senken und ihre Zeit in Griff bekommen.
Chelsi hat noch einen finalen Rat für alle, die MeisterTask nutzen möchten.
“ehen Sie „All In“! Vereinen Sie alle Ihre Projekte und Dokumentationen in MeisterTask, statt verschiedene Tools dafür zu nutzen. Erkunden Sie jede Funktion, um herauszufinden, wie sie Ihnen nützt. Nutzen Sie MeisterTask als Allrounder, um fix effektiver und effizienter zu werden.”
