Viele Unternehmen wechseln bereits zu digitalen Tools. 2024 investierten Unternehmen weltweit 2,5 Milliarden US-Dollar in die digitale Transformation – bis 2027 wird diese Summe voraussichtlich auf 3,9 Milliarden US-Dollar ansteigen. Angesichts dieser rasanten Entwicklung ist es essenziell, eine strategische Herangehensweise zu wählen.
In diesem Leitfaden lernen Sie die Grundlagen der digitalen Transformation kennen. Außerdem erfahren Sie, welche Herausforderungen Sie erwarten und wie Sie diese erfolgreich meistern. Im Anschluss sind Sie bestens gerüstet, um eine nachhaltige Digitalisierungsstrategie in Ihrem Unternehmen umzusetzen.
Was ist digitale Transformation?
Digitale Transformation beschreibt die Integration digitaler Technologien in alle Unternehmensbereiche. Sie verändert nicht nur die Art und Weise, wie Sie arbeiten. Sie stärkt auch Ihre langfristige Wettbewerbsfähigkeit.
Ein durchdachter Digitalisierungsplan steigert die Effizienz, senkt Kosten und verbessert den Kund:innenservice. Auch Zusammenarbeit und Kommunikation werden erleichtert. So laufen Arbeitsprozesse reibungsloser ab und Ihre Teams können produktiver arbeiten.
Klare Ziele und starke Führung sind dabei entscheidend für eine erfolgreiche digitale Transformation. Wenn Sie das Branchenwissen Ihres Unternehmens mit modernen Tools kombinieren, können Sie den Übergang von analogen zu digitalen Prozessen effizient gestalten.
„Eine starke Führung ist die Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung – sie ist für etwa 80 % der Ergebnisse verantwortlich. Effektive Führungskräfte zeigen ihren Teams, wohin die digitale Reise geht, ohne die Wurzeln des Unternehmens zu vernachlässigen. Ein weit verbreiteter Fehler ist die Annahme, dass der digitale Wandel eine einmalige Aufgabe ist und nicht eine kontinuierliche Anstrengung. Wir haben festgestellt, dass wir nur dann die Nase vorn haben, wenn wir ständig überprüfen und anpassen, wie wir Technologie nutzen. Wir richten nicht einfach neue Systeme ein und belassen es dann dabei – wir suchen immer nach besseren Möglichkeiten, um zu arbeiten und unsere Kund:innen zu bedienen.“
David Primrose
Präsident, Metal Marker Manufacturing
Sind digitale Transformation, Digitalisierung und digitalisieren ein und dasselbe?
Die einfache Antwort: Nein, aber es gibt Überschneidungen.
Die digitale Transformation ist eine ganzheitliche Strategie, die die Arbeitsweise Ihres Unternehmens grundlegend verändert. Digitalisierung hingegen beschreibt den schrittweisen Prozess, mit dem Sie diese Strategie umsetzen.
Stellen Sie es sich so vor: Wenn Sie als Restaurantbetreiber:in von einer physischen Speisekarte zu einer QR-Code-Speisekarte wechseln, ist das ein Beispiel für Digitalisierung – Sie digitalisieren einen Teil Ihres analogen Prozesses. Ein Beispiel für digitale Transformation wäre dagegen, wenn Sie das gesamte Restaurant in ein smartes Speiseerlebnis verwandeln, bei dem Sie Bestellungen, Zahlungen und Präferenzen von Gästen über ein nahtloses digitales System – vielleicht sogar mithilfe von Künstlicher Intelligenz – verwalten.
Wie hilft die Aufgabenverwaltung Ihnen und Ihren Teams?
Eine Software zur Aufgabenverwaltung verbessert die Produktivität Ihres Teams, indem sie Einsicht in das Arbeitspensum, die Workflows und Engpässe ermöglicht. Sie fördert die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Stakeholder:innen, indem alle Projekte und Aufgaben zentral an einem Ort nachverfolgt werden.
MeisterTask ist ein benutzer:innenfreundliches, intuitives und übersichtliches Tool zur Aufgabenverfolgung, das Ihrem Team Folgendes bietet:
Visuelle Kanban-Boards, um Aufgaben und Fristen zuzuweisen
Zeitleisten zur Aufgabenverfolgung, die wie ein Gantt-Diagramm funktionieren
Integrierte Funktionen zur Zeiterfassung und automatische Aktualisierungen des Aufgabenstatus
Zentralisierte Bereiche für Kommentare und Echtzeit-Benachrichtigungen
Optionen zur Erstellung von Checklisten, Unteraufgaben, Abhängigkeiten und Statusberichten.
Erfahren Sie, wie die Bezirksregierung Arnsberg in Deutschland mithilfe von MeisterTask einen reibungslosen Übergang zum digitalen Arbeiten geschafft hat.
Ein weiterer zentraler Baustein des Digitalisierungsplans ist das Digitalisieren – die Umwandlung analoger Daten in digitale Formate. Dazu gehört etwa das Scannen und Hochladen von Arbeitsplänen, Finanzdaten und Projektinformationen in einen digitalen Arbeitsbereich. Indem Sie solche Dokumente online bereitstellen, verbessern Sie die Zugänglichkeit und Transparenz und verwalten Ihre Daten effizienter und sicherer.
Warum ist digitale Transformation wichtig?
2023 nutzten mehr als 90 % der Menschen in der EU mindestens einmal pro Woche das Internet. Aufgrund der steigenden digitalen Erwartungen führt für Unternehmen kein Weg mehr an der digitalen Transformation vorbei. Deshalb hat die EU im Rahmen ihres „Digitalen Dekade“-Programms das Ziel gesetzt, dass bis 2030 alle zentralen öffentlichen Dienstleistungen online verfügbar sein sollen.
Doch wie sieht es in Unternehmen aus? Aktuell setzen 45 % der Unternehmen auf Cloud Computing – darunter 44 % aller KMU. Von diesen nutzen 83 % Cloud-Dienste primär für E-Mails, während zwei Drittel sie zur Speicherung und Freigabe von Dateien einsetzen.
Digitale Transformation ist keine Frage des „Ob”, sondern des „Wann”. Sie stellt Unternehmen vor Herausforderungen – doch die Vorteile überwiegen deutlich.
Vorteile der digitalen Transformation
Erreichen Sie Ihre Kund:innen dort, wo sie sich aufhalten. Digitale Technologien haben nicht nur die Arbeitsweise von Unternehmen verändert, sondern auch die Erwartungen von Kund:innen. Heute verlangen die Menschen schnelle, zuverlässige und beständige Dienstleistungen. Als Projektmanager:in ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass Ihr Team diese Erwartungen jedes Mal erfüllt.
Gestalten Sie ein schlankeres, effizienteres Team. Technologie unterstützt Teams dabei, effektiver zu arbeiten. Durch die digitale Transformation können Sie manuelle Prozesse automatisieren, Arbeitsabläufe optimieren und dadurch die Produktivität steigern. Eine höhere betriebliche Effizienz wirkt sich oft direkt auf das Wachstum und die Rentabilität Ihres Unternehmens aus.
Sichern Sie Ihren Wettbewerbsvorteil. Unternehmen sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, sich auf dem Markt zu behaupten. Wer digitale Tools nutzt, um Kund:innen besser zu bedienen, gewinnt ihr langfristiges Vertrauen und ihre Loyalität.
Reduzieren Sie Betriebskosten und maximieren Sie Gewinnspannen. Die Zeit, das Geld und die Ressourcen, die Sie durch optimierte Prozesse einsparen, tragen wesentlich zur Senkung der Geschäftskosten bei. Automatisierte Workflows und digitale Lösungen helfen Ihnen dabei, Ihre Gewinnmargen nachhaltig zu verbessern.
Schützen Sie sensible Informationen. Angesichts steigender Datenschutzanforderungen ist Datensicherheit nicht verhandelbar. Diese Business-Transformation sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen sensible Informationen mit modernen Sicherheitsprotokollen schützt und gleichzeitig rechtliche und Compliance-Risiken minimiert.
Machen Sie Ihr Team flexibler und reaktionsschneller. Die Effizienz, die Sie durch Ihre Digitalisierungstechnologien erreichen, macht Sie schneller, agiler und reaktionsfähiger. Ihre Ressourcen sind besser ausgelastet, was zu einem höheren ROI und größerer Kund:innenzufriedenheit führt.
7 häufige Herausforderungen der digitalen Transformation – und wie Sie sie meistern
Nicht jede:r in Ihrem Unternehmen wird eine Strategie zur digitalen Transformation sofort begeistert annehmen. Während einige Veränderungen als neue Chancen sehen, empfinden andere sie als unnötige Hürde. Tatsächlich sind die häufigsten Stolpersteine bei der Digitalisierung auf fehlende Abstimmung im Team sowie unzureichend angepasste Workflows und Prozesse zurückzuführen.
Hier sind 7 der häufigsten Herausforderungen, denen Sie bei der Umsetzung Ihrer Digitalisierungsstrategie begegnen können:
Widerstand gegen Veränderungen
Widerstand kann auf allen Ebenen des Unternehmens auftreten – von den Projektteammitgliedern über andere Projektmanager:innen bis hin zur Geschäftsleitung. Eine der größten Hürden auf dem Weg zur digitalen Transformation besteht darin, interne Stakeholder:innen zu überzeugen.
Wir empfehlen Ihnen den Einsatz einer Change-Management-Vorlage, um einen klaren, strukturierten Rahmen für den Veränderungsprozess zu schaffen. Diese Vorlage hilft dabei, alle Beteiligten auf die Notwendigkeit und Vorteile der Digitalisierung auszurichten. Sie enthält eine detaillierte Roadmap, die genau definiert, wie die Digitalisierung umgesetzt, kommuniziert und bewertet wird. Dadurch verstehen alle Mitarbeiter:innen nicht nur die Gründe für die Veränderungen, sondern auch, wie deren Erfolg gemessen wird und welchen Mehrwert sie für das Unternehmen bringen.
Veränderungsmüdigkeit
Veränderungsmüdigkeit entsteht häufig, wenn bereits mehrere Veränderungsversuche gescheitert sind. Zu den Anzeichen gehören Frustration, mangelndes Engagement und ein spürbares Ausbrennen Ihrer Mitarbeiter:innen.
Die beste Lösung gegen Veränderungsmüdigkeit ist eine klare, transparente Kommunikation. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter:innen aktiv in den Entscheidungsprozess ein und ermutigen Sie sie zu offenem, ehrlichem Feedback zu den geplanten Veränderungen. Wer sich gehört und einbezogen fühlt, wird sich eher mit dem Digitalisierungsplan identifizieren.
Erfahren Sie, wie Sie Unternehmensveränderungen mit MeisterTask unterstützen können.
Bürokratische Hürden
Bürokratische Prozesse gehören zu den häufigsten Hindernissen für nachhaltige Business-Transformation – insbesondere im öffentlichen Sektor, wo lange Genehmigungsverfahren die Umsetzung verzögern können.
Natürlich liegen manche dieser Prozesse außerhalb Ihres Einflussbereichs als Projektmanager:in. Deshalb ist es umso wichtiger, dass Sie diese Einschränkungen erkennen und eine flexible Strategie dafür entwickeln.
Dabei gibt es Maßnahmen, die die Erfolgschancen Ihrer Strategie erhöhen. Starten Sie mit einem Pilotprojekt, um das Vertrauen externer Stakeholder:innen zu gewinnen. Ein zentralisierter Arbeitsbereich ermöglicht es Ihnen, Ihr Projekt zu testen, zu überwachen und schrittweise zu optimieren. Geben Sie allen Beteiligten Zugriff auf die neue digitale Plattform, damit sie Fragen stellen oder ihre Unterstützung direkt an einem zentralen Ort kommunizieren können.
Strenge Sicherheitsanforderungen
Branchen wie das Bank- und Gesundheitswesen, Versicherungen sowie der öffentliche Sektor arbeiten mit höchst sensiblen personenbezogenen Daten. Die Sorge vor den rechtlichen Folgen eines Datenschutzverstoßes kann dazu führen, dass Stakeholder:innen Veränderungen zurückhaltend begegnen. Diese Bedenken sind berechtigt – deshalb ist die bewusste Auswahl sicherer und konformer digitaler Tools umso wichtiger.
MeisterTask ist ein schnelles, benutzerfreundliches Tool, das auf DSGVO-konformen Servern in Deutschland gehostet wird. Diese Server bieten nicht nur höchste Sicherheitsstandards für Ihre sensiblen Unternehmensdaten, sondern verbessern gleichzeitig Effizienz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Verwaltung Ihrer Informationen.
„Gute Führungskräfte sorgen für angemessene Ressourcen und Investitionen in Technologie. Die entsprechende Finanzierung und qualifiziertes Personal sind entscheidend dabei, Umsetzungsprobleme zu bewältigen und langfristigen Erfolg zu sichern. Führungspersönlichkeiten entwickeln eine Kultur, die Innovation und kontinuierliches Lernen fördert. Die Förderung einer Mentalität, die digitalen Tools und Prozessen gegenüber aufgeschlossen ist, ist entscheidend für die reibungslose Integration neuer Technologien.“
Dayten Rynsburger
CRO, Niche Capital CO
Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Software kann Ihre digitale Transformationsstrategie entscheidend beeinflussen. Erfahren Sie in dieser Gegenüberstellung, wie MeisterTask im Vergleich zu Asana abschneidet.
Fehlende Digitialisierungsstrategie
Die digitale Transformation kann komplex sein. Ohne eine klare Strategie fällt es allen Beteiligten schwer, zu verstehen, wie die Digitalisierung umgesetzt werden soll. Um Unterstützung für geplante Digitalisierungsinitiativen zu erhalten, ist es entscheidend, dass alle den Prozess und die Auswirkungen dieser Bemühungen nachvollziehen können.
Der effektivste Weg, eine solche Strategie zu entwickeln, besteht darin, die digitale Transformation als internes Projekt zu behandeln. Nutzen Sie hierfür Ressourcen zur Projektdokumentation, um Ihrem Team, den Stakeholder:innen und anderen Projektmanager:innen einen klaren Überblick über Ihre Digitalisierungsziele zu verschaffen. Indem Sie Ihre Strategie an einem zentralen Ort dokumentieren, stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Aufgaben, Ziele und Anforderungen verstehen, die für eine erfolgreiche Business Transformation notwendig sind.
Mit der Projektdokumentation in MeisterTask bringen Sie Klarheit und Transparenz in die Arbeitsabläufe Ihrer Organisation. Erfahren Sie hier, wie das funktioniert.
Begrenzte Ressourcen
Die Ressourcen einer jeden Organisation sind begrenzt und müssen daher sorgfältig und gezielt eingesetzt werden. Das führt oft dazu, dass digitale Transformation fälschlicherweise als eine einmalig abzuhakende Aufgabe geplant wird. Die Realität sieht jedoch anders aus: Digitale Transformation ist ein kontinuierlicher Prozess, der ausreichend Zeit, Budget und personelle Ressourcen erfordert. Was bedeutet das für Sie:
Sie müssen sich aktiv für Investitionen in die digitale Transformation einsetzen.
Sie müssen Fortschritte dokumentieren und Erfolg nachweisen können.
Sie müssen relevanten Stakeholder:innen regelmäßig Projektstatus-Updates übermitteln.
Sie müssen die digitale Transformation kontinuierlich überwachen und verbessern.
Eine digitale Transformationsstrategie umfasst viele bewegliche Teile und konkurrierende Anforderungen. Sie müssen daher die wichtigsten Aufgaben und Projekte priorisieren und sowohl Ihre Projektziele als auch die zu erwartenden Auswirkungen klar definieren. Durch diese strategische Planung können Sie fundierte Entscheidungen über den Ressourceneinsatz treffen und stellen den Erfolg Ihrer Business Transformation sicher.
Unterschiedliche digitale Kenntnisse und Fähigkeiten
Ein Mangel an Fähigkeiten und Expertise kann Ihre Digitalisierungsstrategie erheblich verzögern. Ein Kompetenz-Audit zu Beginn Ihres Projekts hilft dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen Ihr Team Unterstützung benötigt. Dies kann etwa die Organisation von Schulungen oder Zertifizierungen für Teammitglieder umfassen. Eine weitere Option könnte sein, externe Berater:innen hinzuzuziehen oder Ihre Teams so umzustrukturieren, dass sie bestmöglich auf die neuen Ziele der digitalen Transformation ausgerichtet sind.
Bei der Nutzung spezifischer digitaler Tools helfen Ihnen die folgenden Fragen, eine Schulungs- und Onboarding-Checkliste zu erstellen:
Hat jedes Teammitglied eine Demo der Software erhalten?
Sind Zertifizierungen erforderlich, um die Technologie anzuwenden?
Gibt es Schulungskurse oder Module, die Sie für das Onboarding nutzen können?
Sind externe Berater:innen nötig, um die Schulungen durchzuführen?
Haben Sie das Budget, um diese Anforderungen zu rechtfertigen? (Falls nicht, ist es an der Zeit, Ihr Anliegen vorzubringen!)
Wie können Sie den Onboarding-Prozess vereinfachen, während Sie skalieren?
„Um eine breite Akzeptanz zu erreichen, muss man die Mitarbeiter:innen über die neue Technologie aufklären und alle Bedenken ausräumen. Bei der digitalen Transformation geht es ebenso sehr um Ihre Mitarbeiter:innen wie um die Technologie. Sie können die komplexeste Technologie einführen, aber was nützt das, wenn niemand weiß, wie man sie nutzt?“
Matt Aird
CTO, Custom Neon
Eine weitere Möglichkeit, den Schulungs- und Onboarding-Prozess zu vereinfachen? Verwenden Sie eine Plattform, die einfach, benutzerfreundlich und darauf ausgelegt ist, Ihrem Team einen zentralen Ort zu bieten, an dem Projekte gebündelt werden können.
„Bevor wir MeisterTask einführten, war unser Geschäftsführer mit einer Flut von E-Mails und Aufgaben überfordert. E-Mails mussten manchmal ausgedruckt und genehmigt werden, bevor sie beantwortet werden konnten. Mit MeisterTask haben wir die perfekte Lösung gefunden, um die Kommunikation effizient, nachhaltig und umweltfreundlich zu gestalten."
Helene Heck
Management Assistant, SGW
MeisterTask ist Ihre zentrale Wissensdatenbank – eine Ressource, die die Zusammenarbeit, Kommunikation und Transparenz in Ihren Projekten verbessert. Das Beste daran: Sie benötigen keine technische Expertise, um sie zu nutzen. Wir haben die einfach zu implementierende Lösung speziell für effizientes Ende-zu-Ende-Projektmanagement entwickelt. Als Ihr vertrauenswürdiger Digitalisierungspartner gibt MeisterTask Ihnen die Sicherheit, Ihre Digitalisierung erfolgreich umzusetzen und die Vorteile des digitalen Projektmanagements voll auszuschöpfen.
